Einstellungen

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Allgemeines

Hier werden Programmtitel, Beschreibung und Ansprechpartner eines Programmes gesetzt. Diese Daten werden dem Teilnehmer auf der Startseite zu jedem aktiven Programm angezeigt.

E-Mail-Absender

Die hier angegebene E-Mail-Adresse wird in der Mitteilungszentrale als Absender verwendet. Antwortet ein Teilnehmer dann auf eine seiner von Feripro versendeten Nachrichten, wird die E-Mail an diese Adresse gerichtet.

Teilnahmebedingungen

Zusätzlich zu den Bedingungen die Feripro an die Nutzer stellt, können Sie als Institution und Veranstalter des Programms eigene Teilnahmebedingungen formulieren. Diese müssen die Teilnehmer vor dem Absenden ihrer Anmeldung akzeptieren.

Einverständnis Kontaktaufnahme

Hier können Sie mit Hilfe eines Freitextfeldes beispielsweise vom Teilnehmer erfragen, ob seine E-Mail-Adresse für einen Newsletter-Versand genutzt werden darf. Der Teilnehmer kann diesen Punkt im letzten Schritt seiner Anmeldung akzeptieren, muss dies aber nicht. Ist die Abfrage aktiviert, können Sie in der Exportzentrale eine Excel-Liste mit allen Adressen exportieren.

Anmeldung

Anmeldemodus

Hier können Sie zwischen Sofortbuchung und der Buchen mit Anmeldefrist wählen.

  • Bei der Sofortbuchung können sich Teilnehmer direkt für Veranstaltungen anmelden. Sie bekommen sofort Bescheid über Zuteilung oder Ablehnung. Ist eine Veranstaltung schon voll besetzt, kann sich der Teilnehmer auf die Warteliste anmelden. Ist diese ebenfalls gefüllt, ist keine Anmeldung mehr möglich. Die Sofortbuchung ist entweder dauerhaft oder bis zu Ihrer globalen Anmeldefrist möglich.
  • Beim Buchen mit Anmeldefrist können sich die Teilnehmer innerhalb der gesetzten Anmeldefrist für Veranstaltungen bewerben. Nach Ablauf der Anmeldefrist können Sie die Teilnehmer mit dem automatischen Zuteilungsalgorithmus optimal auf alle Veranstaltungen verteilen. Alternativ teilen Sie die Teilnehmer von Hand zu.

Globale Anmeldefrist

Legen Sie hier die Anmeldefrist für Ihr Programm fest. Außerdem können Sie aktivieren, dass für einzelne Veranstaltungen eigene Anmeldefristen vergeben werden können. Dies kann z.B. nötig sein, falls ein Veranstalter früher eine Rückmeldung über die Teilnehmer benötigt.

Veranstaltungsübersicht freischalten

Ist das Häkchen gesetzt können Teilnehmer Ihr Programm auf der Startseite einsehen. Eine Anmeldung für die Veranstaltungen ist aber noch nicht zwingend möglich.

Teilnehmeranmeldung freischalten

Setzen Sie das Häkchen, um Teilnehmern die Anmeldung zu ermöglichen.

Hinweis: Ist dieses Häkchen gesetzt, die Veranstaltungsübersicht jedoch nicht freigeschaltet, können nur eingeloggte Institutionsnutzer den Anmeldeprozess durchlaufen. Dies kann für Testzwecke sowie eine Nutzung ohne Online-Anmeldung genutzt werden.

Löschung von unbearbeiteten Anmeldungen

Ist diese Funktion aktiviert, können Teilnehmer auf Ihrem Online-Veranstaltungspass noch nicht bearbeitete Anmeldungen löschen und Prioritäten nachträglich bearbeiten.

Achtung: Eine Nutzung ist nur bei der Buchung mit Anmeldefrist möglich. Außerdem muss die Systemvorlage für die Buchung mit Anmeldefrist dahingehend angepasst werden, dass die Teilnehmer direkt mit der Anmeldung Zugriff auf ihren Veranstaltungspass erhalten.

Anmeldungsbestätigung

Bei der Anmeldungsbestätigung müssen Teilnehmer ihre Anmeldung von Veranstaltungen, auf die sie bereits zugeteilt worden sind, nochmals auf dem Online-Veranstaltungpass bestätigen. Teilnehmer die ihre Anmeldungen nicht bestätigen, können über die Mitteilungszentrale daran erinnert werden. Anmeldungen die nicht bestätigt worden sind, können vor der Zuteilung in den Anmeldungen entfernt werden.

Vergangene Veranstaltungen ausblenden

Vergangene Veranstaltungen werden in der Veranstaltungsübersicht der Teilnehmer ausgeblendet. Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn die Anmeldung auf einige Veranstaltungen noch möglich ist, während andere bereits stattgefunden haben.

Teilnehmeranzahl ausblenden

Beim Aktivieren dieser Funktion werden die momentane Teilnehmeranzahl, sowie die maximale Teilnehmeranzahl im Anmeldeprozess der Teilnehmer ausgeblendet. Leere und volle Veranstaltungen werden stattdessen farblich gekennzeichnet.

Veranstaltungsdetails ausblenden

Um ungebetene Gäste zu verhindern, kann mit dieser Option Treffpunkt und Uhrzeit der Veranstaltungen im Anmeldeprozess der Teilnehmer ausgeblendet werden. Lediglich zugeteilte Teilnehmer erhalten auf ihrem Veranstaltungspass Zugriff auf diese Informationen.

Prozentuale Größe der Warteliste

Es ist sinnvoll, die Anzahl der Wartelistenplätze zu begrenzen, um Veranstaltern und Teilnehmern nach Ablauf der Anmeldefrist mehr Planungssicherheit zu geben. Begrenzen Sie die Warteliste hier relativ zur maximalen Teilnehmerzahl einer Veranstaltung.

Beispiel: Bei einer Veranstaltung mit maximal 10 Teilnehmern und einer prozentualen Größe der Warteliste von 20% gibt es zwei Wartelistenplätze.

Anmeldebestätigung per E-Mail

Dem Teilnehmer wird nach dem Anmeldeprozess automatisch eine E-Mail zugesandt, die ihm das Eingehen der Anmeldungen bestätigt. Wird Feripro nicht zur Online-Anmeldung genutzt, kann dies hier deaktiviert werden.

Zugangscodes

Sie können Ihr Programm mit Zugangscodes schützen. Eine Anmeldung auf Veranstaltungen ist damit nur noch mit einem passenden Zugangscode möglich. Diese können Sie im Programm in der Rubrik Teilnehmer->Codes erstellen und exportieren lassen. Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn die Option in den Programmeinstellungen aktiviert ist. Diese Funktion eignet sich für Programme, an denen man nur mit einem gesonderten Pass oder Ähnlichem teilnehmen darf.

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PLZ einschränken

Wenn Sie die Postleitzahl einschränken können sich nur Teilnehmer aus dem gewählten PLZ-Bereich für Ihr Programm anmelden. Wichtig ist dabei, dass eine Postleitzahl nur 5 Ziffern haben darf und für jede Postleitzahl eine neue Zeile benutzt wird. Sie können beliebig viele Postleitzahlen erlauben.

Direkt beim Veranstalter bezahlen

Hier kann eingestellt werden, ob die Teilnehmer beim Veranstalter direkt bezahlen müssen oder nicht. Wählen Sie die Einstellung pro Veranstaltung entscheiden, kann in jeder Veranstaltung einzeln entschieden werden, wo bezahlt werden soll.

Direkt beim Veranstalter anmelden

Sollen sich die Teilnehmer nicht über Feripro auf die Veranstaltungen anmelden, sondern direkt beim Veranstalter, können Sie dies hier für das Programm festlegen. Die Einstellung pro Veranstaltung entscheiden sorgt dafür, dass für jede Veranstaltung einzeln entschieden werden kann.

Benutzerdefinierte Felder

Pro Programm können Sie, zu den bereits von den Teilnehmern angefragten persönlichen Daten, drei weitere Daten abfragen. Geben Sie hierzu einfach eine Beschriftung Feldes ein und wählen Sie aus in welcher Form das Datum abgefragt werden soll.

Die Felder werden jedem Teilnehmer im Anmeldeprozess angezeigt und sind, je nach Typ, optional oder obligatorisch.

Beispiel: Möchten Sie von allen Teilnehmern die Krankenversicherung abfragen, wählen Sie Textfeld (Pflichtfeld) und schreiben Sie in die Beschriftung “Krankenversichert bei”. Möchten Sie mögliche Allergien der Teilnehmer abfragen, wählen Sie Textfeld und beschriften Sie das Feld mit “Mögliche Allergien”.

Kooperation mit Veranstaltern

Hier können Sie einstellen ob Veranstaltungen einen Workflow also einen Status besitzen sollen Bsp. “Entwurf” oder “Vom Veranstalter abgesendet”. Auch eine Bearbeitungsperre für Veranstalter kann hier aktiviert werden.

Veranstaltungspass

Wollen Sie die Druckversion des Veranstaltungspasses ändern, dass z.B. nur alle zugeteilten Anmeldungen erscheinen, dann können Sie dies unter diesem Abschnitt ändern. Des Weiteren können Sie hier das Unterschriftenfeld, sowie den Bezahltstatus auf dem Pass verbergen.

Archivieren

Nach Vollendung eines Programms sollten Sie von Rechts wegen die erhobenen Daten anonymisieren. Wir bieten dazu die Funktion Programm archivieren an. Dies anonymisiert alle persönlichen Daten des ausgewählten Programms. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Neben der Archivierung kann das Programm an dieser Stelle auch komplett entfernt werden. Dabei werden auch alle Veranstaltungen und Teilnehmer des Programmes entfernt. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Achtung: Drei Monate nach der letzten Veranstaltung, wird das Programm automatisch archiviert. Sie werden allerdings per E-Mail zweimal vorgewarnt und können in den Einstellungen eine Verzögerung der Archivierung beantragen.