Häufig gestellte Fragen

Allgemeines

1) Welche Benutzertypen gibt es in Feripro?

In Feripro gibt es drei Benutzertypen, die mit dem System interagieren.

Institution

Das sind Sie als Angestellte der tragenden Institution, also beispielsweise der Stadt oder Gemeinde. Sie sind für die Verwaltung des gesamten Programms zuständig und haben die Möglichkeit, sämtliche Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und festzulegen, was im System passiert.

Veranstalter

Dies sind meist Vereine, Kirchen, Gruppen oder Unternehmen, mit denen Ihre Institution zusammenarbeitet und welche meist die eigentlichen Veranstaltungen während des Programms durchführen. Die Veranstalter lassen Ihnen die Daten der Veranstaltungen zukommen, damit Sie diese ins System einarbeiten können oder sie tragen die Daten selbst ein.

Potenzielle Fragen der Teilnehmer

Dies sind die Kinder und Jugendlichen, die letztlich an den Veranstaltungen teilnehmen. Sie suchen sich selbstständig Veranstaltungen aus, legen fest mit wem sie diese besuchen möchten und haben die Möglichkeit, den Veranstaltern und Ihnen wichtige Informationen, z.B. zu Allergien, zukommen zu lassen.

2) Ich habe den Eindruck, dass gewisse Dinge nicht korrekt angezeigt werden/funktionieren. Woran kann das liegen?

Eine beliebte Quelle für vermeintliche Fehler ist ein veralteter Webbrowser. Ob ihr Webbrowser aktuell ist und was Sie diesbezüglich am besten tun, erfahren sie auf dieser Seite.

Falls Sie trotz aktuellem Webbrowser den Eindruck haben einen Fehler gefunden zu haben, schicken Sie uns bitte eine E-Mail. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich darum.

Teilnehmer

1) Ich möchte mein Kind bei mehreren Veranstaltungen anmelden, geht das oder gibt es eine Begrenzung?

Die Institution kann eine Obergrenze für Anmeldungen pro Teilnehmer festlegen.

2) Mein Kind hat eine Allergie, bestimmte Essgewohnheit etc. Wie teile ich das dem Veranstalter mit?

Beim Anpassen der Anmeldung (Schritt 2) können Sie Hinweise an den Veranstalter hinterlassen. Tragen Sie dort bitte Allergien o.Ä. ein. Achten Sie auch auf weitere Hinweise in der Veranstaltungsbeschreibung oder dem Hilfstext! Eventuell benötigt der Veranstalter noch weitere Angaben.

5) Ich habe mein Kind angemeldet und ich habe eine Bestätigungs-E-Mail erhalten. Was passiert jetzt?

Anmeldung mit Sofortbuchung

Die Bestätigungs-E-Mail enthält Ihren Zugang zum Veranstaltungspass. Dort ist aufgelistet welchen Veranstaltungen Ihr Kind zugeteilt wurde, bei welchen es auf der Warteliste steht und bei welchen Veranstaltungen aufgrund fehlender Plätze abgelehnt wurde.

Anmeldung mit Zuteilung

Bitte warten Sie ab, bis Sie eine E-Mail erhalten, in der Ihre Zugang zum Veranstaltungspass enthalten ist. Dort ist aufgelistet welchen Veranstaltungen Ihr Kind zugeteilt wurde, bei welchen es auf der Warteliste steht und bei welchen Veranstaltungen aufgrund fehlender Plätze abgelehnt wurde.

6) Mein Kind ist für Veranstaltungen zugeteilt worden. Was muss ich jetzt machen? Wo bezahle ich für die Veranstaltungen?

Nach der Zuteilung erhalten Sie eine E-Mail von der Institution mit einem Link zum Veranstaltungspass. Dort sind die Veranstaltungen aufgeführt, denen Ihr Kind zugeteilt wurde und bei denen es auf der Warteliste steht.

Ebenfalls angegeben sind die Teilnehmerbeiträge. Manche müssen bei der Institution, manche direkt beim Veranstalter bezahlt werden. Diese Informationen entnehmen Sie dem Veranstaltungspass. Weitere Angaben zum Bezahlungsprozess finden Sie in der E-Mail.

7) Mein Kind steht auf einer Warteliste. Wie funktioniert das Nachrückverfahren?

Wenn sich ein anderer Teilnehmer wieder abmeldet (z.B. weil er krank wird oder keine Zeit hat), dann rücken neue Teilnehmer von der Warteliste nach. Wird Ihr Kind aufgenommen, dann erhalten Sie eine Benachrichtigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse.

8) Mein Kind möchte sich von einer/mehreren Veranstaltung/en wieder abmelden. Was muss ich tun?

Wird Ihr Kind krank oder hat es für eine Veranstaltung keine Zeit, können Sie es wieder vom Programm abmelden. Rufen Sie dazu bei der Telefonnummer an, die die Institution in Feripro hinterlegt hat. Eine Abmeldung innerhalb des Systems ist nicht möglich. Bitte beachten Sie: Die Anmeldung ist verbindlich, deswegen fallen bei manchen Institutionen bei einer Abmeldung Kosten an!

9) Ich habe keine eigene E-Mail-Adresse. Kann ich mein Kind trotzdem anmelden?

Wenn Sie keine eigene E-Mail-Adresse haben, müssen Sie sich direkt bei der Institution, per Post oder telefonisch anmelden. Die Kontaktdaten entnehmen Sie dem jeweiligen Programm. Eine Benachrichtigung über die Zuteilung erfolgt entweder auf dem Postweg oder per Telefon.

Veranstalter

1) Ich möchte den Teilnehmerbeitrag ändern, obwohl die Anmeldung schon läuft. Funktioniert das?

Nein, der Teilnehmerbeitrag kann nur geändert werden, wenn der Anmeldezeitraum noch nicht begonnen hat.

2) Ich möchte eine Liste aller Teilnehmer abrufen, die bei meiner Veranstaltung teilnehmen. Wo finde ich diese Liste?

Von der Institution erhalten Sie einen Online-Zugang, mit dem Sie auf eine Übersicht Ihrer Veranstaltungen und die Teilnehmerliste zugreifen können. In der Mitteilungszentrale können Sie auch Nachrichten an alle Teilnehmer verschicken, falls die Institution Ihnen genügend Rechte gegeben hat.

3) Ich will wissen, ob Teilnehmer meiner Veranstaltung eine Allergie o.ä. haben? Wie können die Teilnehmer mir das mitteilen? Wo finde ich die Informationen?

Wollen Sie bestimmte Informationen von den Teilnehmern erhalten, schreiben Sie das in die Beschreibung der Veranstaltung. Teilnehmer haben dann die Möglichkeit Ihnen diese Informationen bei der Anmeldung zu hinterlassen.

Sie finden alle Informationen zu Allergien o.ä. in Ihrem Online-Zugang. Wählen Sie dazu eine Veranstaltung aus. Die gesuchten Informationen finden sich in der Spalte Notizen.

4) Ich möchte meine Veranstaltung absagen. Wie informiere ich die Teilnehmer? Wie lösche ich die Veranstaltung?

Informieren der Teilnehmer

Rufen Sie die Mitteilungszentrale in Ihrem Online-Zugang auf und verschicken Sie eine E-Mail an die Teilnehmer der Veranstaltung, die Sie absagen möchten.

Löschen der Veranstaltung

Nehmen Sie direkten Kontakt mit Ihrer Institution auf. Diese kann die Veranstaltung für Sie löschen.

Institution

2) Wie funktioniert die Anmeldung der Teilnehmer zu den Veranstaltungen?

Für die Teilnehmer des Programms gibt es einen eigenen Bereich, über den Eltern ihre Kinder anmelden können. Dazu müssen Sie in der Übersicht des Programms die Option “Teilnehmeranmeldung freigeschaltet” auswählen.

Danach können Anmeldungen über die Internetseite erfolgen. Hier wird für jedes Programm eine Übersicht dargestellt, welche Veranstaltungen besucht werden können. Alle notwendigen Informationen zu den Veranstaltungen sind hier kompakt aufgelistet.

Die Teilnehmer können nun Veranstaltungen auswählen, die sie besuchen möchten. Anschließend besteht die Möglichkeit, die Veranstaltungen zu priorisieren, d.h. anzugeben, welche Veranstaltungen am liebsten besucht werden möchten. Außerdem können Gruppenwünsche angegeben werden, die bei der Verteilung gemeinsam mit dem Teilnehmer zugeteilt werden können. Auch Hinweise für die Veranstalter (z.B. Allergien) können hinterlegt werden. Schließlich werden die persönlichen Daten des Teilnehmers abgefragt und nach einer Prüfung der Daten wird die Anmeldung abgeschickt.

Zu diesem Zeitpunkt tauchen alle Angaben des Teilnehmers im System auf und können von Ihnen eingesehen werden. Der Teilnehmer erhält eine Bestätigungs-E-Mail, in der alle Angaben nochmals aufgeführt sind.

Sofortbuchung

Die Teilnehmer erhalten in einer Bestätigungs-E-Mail, die automatisch nach der Anmeldung verschickt wird, direkt einen Link zu ihrem Veranstaltungspass. Diesen sollen die Eltern der Teilnehmer nun ausdrucken, unterschreiben und Ihnen zukommen lassen, so dass Sie eine offizielle Bestätigung der Eltern über die Anmeldung erhalten. Sie können den Erhalt der Bestätigung anschließend im System hinterlegen.

Buchung mit Zuteilung

Die Teilnehmer erhalten in einer Bestätigungs-E-Mail, die automatisch nach der Anmeldung verschickt wird, allgemeine Informationen zum weiteren Vorgehen. Zudem erhalten die Teilnehmer von Ihnen noch eine weitere E-Mail, die Sie verschicken sollten, sobald Sie die Zuteilung abgeschlossen haben. Diese enthält den Link zum Veranstaltungspass. Zum Abschluss der Anmeldung sollen die Eltern der Teilnehmer nun den Veranstaltungspass ausdrucken, unterschreiben und Ihnen zukommen lassen, so dass Sie eine offizielle Bestätigung der Eltern über die Anmeldung erhalten. Sie können den Erhalt der Bestätigung anschließend im System hinterlegen.

3) Wie funktioniert die automatische Zuteilung?

Nutzt Ihre Institution die automatische Zuteilung bei einem Programm mit Zuteilung, dann wird der Zuteilungsalgorithmus aktiv. Der Zuteilungsalgorithmus verteilt alle Anmeldungen möglichst optimal. Oberstes Ziel ist es alle Personen unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z.B. weil es mehr Anmeldungen als freie Plätze gibt), werden die Personen in die Warteliste bzw. sollte diese ebenfalls voll sein in die “abgelehnt” Liste verschoben.

4) Nach der automatischen Zuteilung haben einige Teilnehmer keinen Platz bekommen, welche Möglichkeiten gibt es jetzt?

Sie können direkt Kontakt mit den Veranstaltern aufnehmen und nachfragen, ob diese einige überzählige Personen trotzdem aufnehmen können. Sie können die Anmeldungen dann von Hand einer Veranstaltung zuteilen. Ansonsten können nur durch Absagen von bereits zugeteilten Teilnehmern noch Teilnehmer nachrücken.

5) Einige Teilnehmer haben sich nach der Zuteilung wieder abgemeldet. Wie entferne ich die abgemeldeten Teilnehmer? Wie verteile ich die Personen auf der Warteliste optimal auf die freien Plätze?

Wenn sich Teilnehmer telefonisch oder direkt bei Ihnen von einer Veranstaltung abmelden, können Sie diese entfernen und durch Personen auf der Warteliste ersetzen.

Entfernen der abgemeldeten Teilnehmer

Gehen Sie zum Menüpunkt Anmeldungen, um eine Übersicht über alle zugeteilten und nicht zugeteilten Personen zu erhalten. Wählen Sie hier die Veranstaltung aus der Liste Veranstaltungen aus, von der sich Teilnehmer wieder abgemeldet haben. In der Spalte Zugeteilt klicken Sie auf das Informations-Symbol, um die Person zu bearbeiten. Mit der Option Anmeldung löschen entfernen Sie die Person endgültig aus der Veranstaltung.

Personen auf der Warteliste auf freie Plätze verteilen

Wählen Sie die gesuchte Veranstaltung aus der Liste Veranstaltungen aus. Auf der rechten Seite sind zugeteilte Anmeldungen, die Warteliste und nicht zugeteilte Anmeldungen aufgeführt. Sie haben nun zwei Möglichkeiten

  • Sie können die Personen auf der Warteliste von Hand in die Liste Zugeteilt verschieben ODER
  • Sie führen erneut die Automatische Zuteilung aus. Alle Personen auf den Wartelisten werden vom System nun optimal verteilt. Diese Möglichkeit ist insbesondere dann sinnvoll, wenn viele Plätze durch Absagen frei werden. Beachten Sie hier, dass die Funktion Aktuelle Zuteilung verwerfen nicht aktiviert ist. Ansonsten werden alle Personen neu verteilt. Auch die, die schon einer Veranstaltung zugeteilt sind.

Vergessen Sie nicht, die neu zugeteilten Personen per E-Mail zu informieren. Gehen Sie dazu in die Mitteilungszentrale und verschicken Sie eine E-Mail an die entsprechenden Personen. Teilen Sie auch mit, dass eventuell neue Beiträge für die Veranstaltungen bezahlt werden müssen.

Bezahlung der neu zugeteilten Teilnehmer

Die neu zugeteilten Teilnehmer müssen eventuell einen Beitrag für die Veranstaltungen entrichten. Wählen Sie den Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht aus und bestätigen Sie eingegangene Zahlungen.

6) Ich habe bei einem Teilnehmer aus Versehen angegeben, dass er schon unterschrieben hat. Kann ich das wieder entfernen?

Wählen Sie den Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht aus und klicken Sie dann auf Unterschrift nicht eingegangen.

7) Einige Teilnehmer sind mit der Bezahlung und Unterschrift im Verzug. Wie kann ich ihnen eine Erinnerung zukommen lassen?

Nutzen Sie die Mitteilungszentrale. Wählen Sie hier die entsprechenden Teilnehmer aus und versenden Sie eine E-Mail mit der Zahlungserinnerung. Es gibt hierfür eine Vorlage, mit der Sie automatisch alle Personen erreichen können, die im Verzug sind.

8) Ein Veranstalter (Verein etc.) möchte eine Veranstaltung absagen. Wie informiere ich die Teilnehmer? Wie lösche ich die Veranstaltung?

Wenn die Veranstalteransicht in Ihrer Institution aktiviert ist (wenn also die Veranstalter ihre Veranstaltungen selbst in das System eintragen können), dann können Veranstalter die Schritte zum Absagen der Veranstaltung direkt im System vornehmen.

Ist dies nicht der Fall müssen Sie die Veranstaltung entfernen. Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten.

Informieren der Teilnehmer

Rufen Sie die Mitteilungszentrale auf und verschicken Sie eine E-Mail an die Teilnehmer der Veranstaltung, die Sie absagen möchten. Tipp: Informieren Sie wenn nötig auch darüber, wie die Teilnehmer einen schon bezahlten Teilnehmerbeitrag zurück bekommen können.

Löschen der Veranstaltung

Gehen Sie in das Menü Veranstaltungen und wählen Sie die zu löschende Veranstaltung aus. Klicken Sie auf Veranstaltung entfernen und bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf Löschen.

9) Wie melde ich Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse an?

Anmeldung des Teilnehmers

Hat ein Teilnehmer keine eigene E-Mail-Adresse oder keinen Internetzugang, muss die Anmeldung über die Institution eingereicht werden. Legen Sie einen Teilnehmer an, wie im Handbuch beschrieben wird. Melden Sie ihn nun für die gewünschten Veranstaltungen an.

Geben Sie beim Anlegen des Teilnehmers im Feld E-Mail-Adresse eine E-Mail-Adresse der Institution an, um den Benachrichtigungsprozess zu vereinfachen.

Benachrichtigung über Zuteilung

Ist die Zuteilung der Teilnehmer abgeschlossen, schicken Sie in der Mitteilungszentrale eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer.

Die Benachrichtigungen der Teilnehmer, die keine E-Mail-Adresse besitzen, werden der von Ihnen zuvor angegebenen E-Mail-Adresse Ihrer Institution zugestellt. Drucken Sie die E-Mails aus und senden Sie sie den jeweiligen Teilnehmern auf dem Postweg zu.

Alternativ können Sie diese Teilnehmer auch telefonisch benachrichtigen.

10) Was sind diese komischen kleinen Bilder und kann man die ändern?

Die kleinen Bilder sind Avatare. Mit diesen Bildern ist ein schnelleres Unterscheiden der unterschiedlichen Institutionsbenutzer möglich. Gerade bei den letzten Änderungen kann über den Avatar schnell erkannt werden, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Feripro unterstützt dabei den Open Source Service Gravatar. Über diesen Dienst kann man seine Email-Adresse mit einem bestimmten Avatar verknüpfen. Nutzt man eine Webseite die auf diesen Dienst zurückgreift, wird automatisch der dort eingestellte Avatar genutzt. Ist kein Avatar gewählt, werden zufällige Bilder als Avatar genutzt. Möchten Sie Ihren Avatar ändern, gehen Sie auf www.gravatar.com und verknüpfen Ihre Email-Adresse mit einem beliebigen Avatar.

11) Wie kann ich Teilnehmer benachrichtigen die ihren Veranstaltungspass noch nicht gesehen haben?

Sie können in der Mitteilungszentrale im zweiten Schritt auswählen welche Teilnehmer Sie anschreiben wollen. Unter anderem gibt es dort die Einschränkung Veranstaltungspass noch nicht gesehen. In den weiteren Schritten fahren Sie dann wie gewohnt fort.

Fragen an die Entwickler

Sie haben eine Frage oder wissen einmal nicht weiter? Dann schreiben Sie uns einfach an, wir sind gerne für Sie da.

1) Das System scheint für die Teilnehmer unverständlich zu sein.

Sollten Sie bemerken, dass Ihre Teilnehmer unsicher sind, wie das System zu benutzen ist oder bei der Benutzung Schwierigkeiten auftreten, so geben Sie die Probleme bitte möglichst genau an uns weiter. Dank Ihrer Rückmeldung können wir Feripro verbessern und für Sie und Ihre Teilnehmer noch angenehmer gestalten.

2) Ich habe wohl einen Fehler gefunden bzw. Ich habe das Gefühl das hier etwas nicht stimmt.

Bitte beschreiben Sie uns möglichst genau, wann und wo der Fehler bei Ihnen auftritt. Wir kümmern uns so schnell wie möglich um die Behebung der Fehlfunktion.

3) Ich habe einen Verbesserungsvorschlag oder einen Wunsch für eine neue Funktion.

Großartig! Durch Ihr Feedback können wir Feripro noch besser und damit die Arbeit für Sie angenehmer machen.

Kontaktieren Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular auf der Feripro-Webseite und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.

4) Ich habe ein dringendes Problem und brauche sofort Hilfe!

In diesem Fall erreichen Sie uns am besten telefonisch unter folgender Festnetznummer:

07127 799118

In weniger dringenden Fällen kontaktieren Sie uns ganz bequem über unsere reguläre E-Mail Adresse . Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen!