Feripro-Handbuch

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Grundlagen

Feripro ist eine Anmelde- und Verwaltungssoftware für Ferienprogramme.

In Feripro gibt es drei Benutzertypen, die mit dem System interagieren.

Institution

Das sind Angestellte der tragenden Institution, also beispielsweise der Stadt oder Gemeinde. Sie sind für die Verwaltung des gesamten Programms zuständig und haben die Möglichkeit sämtliche Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und festzulegen, was im System passiert.

Veranstalter

Dies sind meist Vereine, Kirchen, Gruppen oder Unternehmen, mit denen Ihre Institution zusammenarbeitet und welche meist die eigentlichen Veranstaltungen während des Programms durchführen. Die Veranstalter lassen Ihnen die Daten ihrer Veranstaltungen zukommen, damit Sie diese ins System einarbeiten können.

Des Weiteren ist es möglich, die Veranstalter die Daten selbst eintragen zu lassen. Dazu müssen den Veranstaltern lediglich Zugangsdaten zugesendet werden. Nähere Informationen dazu, finden im Kapitel Veranstalter.

Teilnehmer

Dies sind die Kinder und Jugendlichen, die letztlich an den Veranstaltungen teilnehmen. Sie suchen sich selbstständig Veranstaltungen aus, legen fest mit wem sie diese besuchen wollen und haben die Möglichkeit, den Veranstaltern und Ihnen wichtige Informationen zukommen zu lassen.

Erste Schritte

Startseite

Die Startseite ist der Einstieg in Ihr Programm. Neben einem Begrüßungstext für alle Teilnehmer, findet sich hier eine Auflistung aller aktiven Programme, sowie die letzten hinzugefügten Veranstaltungen für aktive Programme. Diese Seite erscheint auch als Startseite für alle Teilnehmer und ermöglicht die Anmeldung für Ihr Programm.

Der Begrüßungstext und ein Banner können in den Institutionseinstellungen angepasst werden.

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Anmeldung

Nach einem Klick auf „Verwaltung”, rechts oben auf der Seite, können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in die Verwaltungsansicht der Software anmelden.

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Passwort vergessen

Mit einem Klick auf “Passwort vergessen” werden Sie nach Ihrer Email-Adresse gefragt. An diese wird ein Link versendet, mit dessen Hilfe Sie ein neues Passwort setzen können.

Achtung: Der versendete Link ist aus Sicherheitsgründen nur drei Wochen gültig und kann nur einmal verwendet werden.

Ausnahmen: Ein Veranstalter, der sein Passwort noch nicht gesetzt hat, kann über diese Funktion kein neues Passwort erstellen. Das initiale Setzen eines Passwortes für einen Veranstalter muss über den zugesendeten Link der Gemeinde passieren!

Verwaltungsansicht

Nachdem Sie sich eingeloggt haben gelangen Sie zur Gesamtübersicht. Hier können Sie programmübergreifende Einstellungen vornehmen und z. B. Institutionsbenutzer verwalten oder neue Programme erstellen. Diese Bereiche werden im Folgenden erklärt.

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Programmübersicht

In der Programmübersicht finden sich alle Veranstaltungen, die Sie in Feripro angelegt haben. Sie können hier neue Programme anlegen, duplizieren oder Teilnehmer in ein anderes Programm kopieren. Weiter unten finden Sie die Beschreibungen zu den einzelnen Punkten.

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Neues Programm erstellen

Über die Schaltfläche Neues Programm erstellen gelangen Sie zu einem Formular. Erstellen Sie hier Ihr Programm (z.B. Sommerferien 2016). Weitere Einstellungen können Sie später in den Programmeinstellungen konfigurieren.

Vergeben Sie einen Titel und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Der Beschreibungstext wird auf Ihrer Startseite unter dem jeweiligen Programm angezeigt. So können Sie jeder Veranstaltung zusätzliche Informationen anfügen. Der Text kann mit Markdown nach Ihren Wünschen gestaltet werden. Einen Link zur Hilfe finden Sie unter dem Textfeld.

Programm duplizieren

Wenn Sie ein Programm mit denselben oder ähnlichen Veranstaltungen im neuen Jahr erneut verwenden wollen, gibt es die Möglichkeit Programme zu duplizieren. Dabei können Sie auswählen, ob Sie nur die Veranstalter oder auch Veranstaltungen kopieren wollen. Zusätzlich werden alle Einstellungen übernommen.

Letzte Änderungen

In der Rubrik Letzte Änderungen wird der Verlauf Ihrer Feripro-Instanz wiedergegeben. Sie sehen die Änderungen aller Nutzer aus allen Programmen. Um die Änderungen pro Programm oder Benutzer einzuschränken, können Sie in dem gesamten Verlauf das Programm oder den Institutionsbenutzer auswählen.

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Folgende Änderungen werden im Protokoll aufgelistet:

  • Erstellen/Bearbeiten/Löschen von Programmen/Veranstaltern/Veranstaltungen/Teilnehmern/Anmeldungen
  • Durchführen der automatischen Zuteilung
  • Wenn zwei Anmeldungen mit identischen Teilnehmern vom System automatisch zusammengefügt wurden
  • Versenden von Nachrichten (E-Mails)
  • Kopieren von Teilnehmern in ein anderes Programm
  • Hinzufügen von allen Veranstaltern zu allen Programmen

Spezialfälle die keinen Eintrag erzeugen:

  • Hinzufügen/Löschen von Bildern und Anhängen bei Veranstaltungen
  • Hinzufügen/Löschen von Gruppenwünschen/Freundschaften bei Teilnehmern

Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ist in die zwei Benutzergruppen unterteilt: Institution und Veranstalter.

Institutionsbenutzer

Möchten Sie Ihre Programme mit mehreren Mitarbeitern bearbeiten, können Sie mehrere Institutionsbenutzer anlegen. Gehen Sie Zu den Institutionsbenutzern und klicken Sie zum Erstellen auf Benutzer erstellen. Nur Superuser können neue Institutionsbenutzer erstellen. Sie können einen bestehenden Benutzer allerdings zum Superuser machen und ihm Administratoren-Rechte geben, indem Sie beim Bearbeiten das Häkchen bei Administrator-Status setzen. Um einen bestehenden User zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf den Namen und anschließend im neuen Fenster auf Benutzer aktualisieren.

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Veranstaltungsbenutzer

Sie finden unter Zu den Veranstaltungsbenutzern zudem eine Auflistung aller Veranstalter, die Sie in allen Programmen schon angelegt haben. Erstellen Sie neue Veranstalter oder schalten Sie beim Bearbeiten von vorhandenen Veranstaltern Programme frei. Hier finden Sie außerdem eine Schaltfläche mit der Sie alle Veranstalter allen aktiven Programmen mit einem Klick hinzuzufügen können oder falls die Veranstalter ein Logo hochgeladen haben, dann können Sie alle Logos auf einmal herunterladen.

Achtung: Veranstalter werden programmübergreifend angelegt, d.h. für jeden Veranstalter kann festgelegt werden auf welche Programme er Zugriff hat.

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Berechtigungen einstellen

Über Berechtigungen einstellen auf der Institutionsstartseite können Sie verschiedene Rechte für Institutions- und Veranstaltungsbenutzer einstellen. Superuser sind von diesen Einstellungen nicht betroffen.

Achtung: Nur Superuser können Berechtigungen einstellen.

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Institutionseinstellungen

Allgemeine Einstellungen

In den Institutionseinstellungen können Sie das allgemeine Erscheinungsbild oder die Startseite ändern. Sie können beispielsweise ein Bild für die Kopfzeile auf der Willkommensseite hochladen oder unter Design zwischen verschiedenen Designs wählen. Sollte Sie bereits über Vorkenntnisse in CSS mitbringen können Sie unter zusätzliches CSS ihren ganz eigenen Style miteinbringen.

Tragen Sie für die Startseite alle wichtigen Informationen für die Teilnehmer ein. Dazu gehören der allgemeine Ablauf der Anmeldung, eventuelle Zuteilungen und Informationen zum Bezahlungsprozess. Den Begrüßungstext können Sie mit Hilfe von Markdown-Befehlen gestalterisch anpassen. Den Link für die Markdown-Hilfe finden Sie unter dem Begrüßungstextfeld.

Für Institutionen, die ohne einen Veranstaltungspass arbeiten wollen oder diesen den Teilnehmern nicht online zur Verfügung stellen wollen, gibt es die Möglichkeit, das Anfordern des Passes zu deaktivieren.

Des Weiteren kann hier das Anzeigen der neu hinzugefügten Veranstaltungen am Ende der Begrüßungsseite deaktiviert werden.

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Impressumsangaben

Füllen Sie alle geforderten Impressumsangaben aus. Bitte überprüfen Sie diese regelmäßig auf Aktualität.

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Programme

Änderungen

In der Rubrik Letzte Änderungen wird der Verlauf Ihres Programms wiedergegeben. Welche Änderungen angezeigt werden lesen Sie hier.

Statistiken

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Die Statistiken bieten eine Auswertung aller bisher ins Programm eingetragenen Daten. Eine sinnvolle Auswertung der Statistiken ist erst nach Anmeldung der Teilnehmer möglich. Über die Export-Buttons, die sich in der Übersicht befinden, können Sie direkt zur Exportzentrale wechseln. Oder auch mit Statistiken exportieren direkt alle Informationen als Excel-Tabelle abrufen. Aus der Excel-Tabelle heraus können Sie beispielsweise in Microsoft Office Serienbriefe erstellen.

Veranstalter

Damit Sie Veranstaltungen anlegen können, benötigen Sie Veranstalter. Veranstalter werden immer global erstellt und können somit in mehreren Programmen aktiv sein. Ein Löschen der Veranstalter ist nur über die Benutzerverwaltung möglich. Alle zugehörigen Veranstaltungen inklusive der Anmeldungen werden dabei ebenfalls entfernt.

Veranstalterliste (im Programm)

In einem Programm können Sie unter Veranstalter sich einen Überblick über alle Veranstalter des aktuellen Programms machen. Mit einem Klick auf Veranstalter erstellen können Sie einen neuen Veranstalter für das Programm anlegen und mit einem Klick auf E-Mail an alle Veranstalter werden Sie direkt zur Mitteilungszentrale weitergeleitet.

Geben Sie alle wichtigen Daten des Veranstalters, inklusive Ansprechpartner, ein und klicken Sie auf Anlegen. Der Veranstalter taucht jetzt in der Übersicht auf. Zusätzlich können Sie einstellen, ob E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer des Veranstalters bei den Teilnehmern angezeigt werden soll.

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Veranstalterliste (global)

Über die Schaltfläche Zu den Veranstalterbenutzern auf der Verwaltungsstartseite gelangen Sie zu allen Veranstaltern aller Programme.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines neuen Veranstalters können Sie die aktiven Programme auswählen auf die der Veranstalter Zugriff haben soll.

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Veranstalterzugang

Der Benutzername und ein initiales Passwort eines Veranstalters werden beim Anlegen automatisch erstellt, allerdings können diese nicht direkt vom Veranstalter genutzt werden. Schicken Sie dem Veranstalter per Mitteilungszentrale eine Nachricht mit seinen Zugangsdaten zu (Tipp: Nutzen Sie dazu die Vorlage). Wenn Sie in der Nachricht die Variable {{Veranstalter.Passwortrücksetzseite}} benutzen, dann bekommt der Veranstalter einen Link zum zurücksetzen des Passworts.

Mit diesen Daten kann er sich dann auf der gleichen Seite anmelden, auf der auch Sie sich eingeloggt haben. Wie viel Zugriff ein Veranstalter in seinem Zugang hat, kann über die Berechtigungen in der Benutzerverwaltung festgelegt werden.

Achtung: Der zugesendete Link hat aus Sicherheitsgründen nur eine Gültigkeit von drei Wochen und ist auf eine einmalige Nutzung limitiert. Ist diese Zeit abgelaufen und der Veranstalter hat sich noch kein eigenes Passwort generiert, müssen die Zugangsdaten erneut versendet werden.

Berechtigungen einstellen

Über Berechtigungen einstellen auf der Verwaltungsstartseite können Sie verschiedene Rechte einstellen, ob Veranstalter z.B. Mitteilungen an ihre eigenen Teilnehmer schicken können oder neue Veranstaltungen hinzufügen können.

Veranstaltungen

Veranstaltungsliste

In der Übersicht sind alle Veranstaltungen aufgelistet. Durch Eingabe des Veranstaltungsnamens z.B. in das Suchfeld der jeweiligen Spalte kann die angezeigte Tabelle durchsucht werden.

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Veranstaltung erstellen

Legen Sie mit einem Klick auf Veranstaltung erstellen eine neue Veranstaltung an. Wählen Sie den Veranstalter aus, der die Veranstaltung anbietet. Eventuell muss dieser erst in der Veranstalterübersicht erstellt werden.

Vergeben Sie einen Veranstaltungstitel und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Diese können Sie wiederum mit HTML-Befehlen gestalten. Die Kurzbeschreibung wird für Teilnehmer in der Veranstaltungsübersicht angezeigt und stellt eine Zusammenfassung der normalen Beschreibung dar. Beschränken Sie daher die Kurzbeschreibung auf möglichst wenige Sätze.

Veranstaltungsnummern

Sie können einzelne Nummern direkt beim Bearbeiten einer Veranstaltung ändern. Falls eine andere Veranstaltung mit derselben Nummer bereits existiert, dann werden die Nummern der Veranstaltungen getauscht. Wenn alle Veranstaltungen chronologisch nach Startzeitpunkt neu durchnummeriert werden sollen, dann klicken Sie in der Übersicht auf Veranstaltungsnummern neu zuteilen.

Termine

Sie können für die Veranstaltung mehrere Termine erstellen. Dies ist dann wichtig, wenn eine Veranstaltung beispielsweise über mehrere Vormittage stattfindet. Der Teilnehmer könnte an diesen Tagen trotzdem noch an anderen Veranstaltungen teilnehmen.

Zum Erstellen eines Termins tragen Sie in das linke Feld eine Startzeit und in das rechte Feld eine Endzeit ein. Die Formate entnehmen Sie der Grafik. Danach drücken Sie auf Termin hinzufügen. Um einen Termin zu löschen drücken Sie einfach den Button Löschen rechts neben dem Termin. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, dann müssen Sie schließlich die Veranstaltung abspeichern.

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Anmeldefrist

Hier kann eine veranstaltungseigene Anmeldefrist angegeben werden. Diese überschreibt die globale Anmeldefrist und gilt nur für diese Veranstaltung.

Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert worden ist.

Beim Veranstalter bezahlen

Wenn die Teilnehmer direkt beim Veranstalter für die Veranstaltung bezahlen sollen, setzen Sie den Haken bei Direkt beim Veranstalter bezahlen. Ist die Veranstaltung kostenlos können Sie diese Option ignorieren.

Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert worden ist.

Beim Veranstalter anmelden

Ist diese Funktion aktiviert, erscheint diese Veranstaltung zwar in der Anmeldeübersicht, eine Anmeldung über das System ist allerdings nicht möglich.

Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert worden ist.

Veranstaltungsdetails

Klicken Sie in der Übersicht auf eine Veranstaltung, gelangen Sie auf deren Detailseite. Dort können Sie einige Einstellungen vornehmen, wie z.B.

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Veranstaltung kopieren

Möchten Sie die gleiche Veranstaltung an unterschiedlichen Terminen stattfinden lassen, so können Sie hier ganz einfach die gesamte Einstellung kopieren. Sie müssen dann nur noch die Termine anpassen und die Veranstaltung anlegen. Auch das Kopieren in ein anderes Programm ist möglich.

Veranstaltung bearbeiten

Die Daten der Veranstaltung bearbeiten Sie mit einem Klick auf Veranstaltung bearbeiten.

Achtung: Die Änderungen an der Veranstaltung werden erst nach dem Klicken auf Aktualisieren übernommen.

Bilder und Anhänge verwalten

Wollen Sie für die Teilnehmer Bilder hochladen dann klicken Sie auf den Pfeil neben Veranstaltung bearbeiten und dann auf Bilder verwalten, um in die Bildergalerie zu gelangen. Dort können Sie Bilder für Ihre Veranstaltung hinzufügen. Wählen Sie die Bilder mit Datei auswählen aus. Sie können für jedes Bild eine Beschreibung anfügen. Bestätigen Sie das Hochladen der Bilder mit Speichern. Mit Abbrechen gelangen Sie zurück auf die Veranstaltungsseite.

Neu hochgeladene Bilder werden automatisch als Titelbild verwendet falls noch keines ausgewählt ist. Ein anderes Titelbild können Sie beim Bearbeiten der Veranstaltung wählen.

Wollen Sie ein oder mehrere Bilder wieder entfernen, öffnen sie die Bildergalerie und setzen Sie das Häkchen bei Löschen. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit einem Klick auf Speichern.

Analog zu Bildern können Sie Anhänge verwalten.

Teilnehmerlisten

Unter den allgemeinen Daten der Veranstaltung finden Sie die Anmeldungen auf die jeweilige Veranstaltung. Dort finden Sie auch Direktlinks zu verschiedenen anderen Bereichen, wie z.B. der Exportzentrale oder der Zuteilungsansicht.

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Warnungen

In der Rubrik Warnungen werden Ihnen Warnungen zu Veranstaltungen und Teilnehmern des aktuellen Programms angezeigt.

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Veranstaltungen

Hier erfahren Sie welche Veranstaltung die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht hat, welche Veranstaltung überfüllt ist und bei welcher Veranstaltung die Warteliste bereits voll ist.

Teilnehmer

Sie werden hier beispielsweise darauf aufmerksam gemacht, wenn ein Teilnehmer zu keiner Veranstaltung zugeteilt worden ist, er seinen aktuellen Veranstaltungspass noch nicht gesehen hat oder mögliche Gruppenwünsche nicht erfüllt werden konnten.

Des Weiteren wird Ihnen hier angezeigt, wenn es zwei vermeintlich gleiche Teilnehmer gibt. Mit einem Klick auf das mögliche Duplikat kommen Sie zum Assistenten für das automatische Zusammenfügen von Teilnehmern.

Auch Probleme mit etwaigen Gruppenwünschen, unaufgerufenen Veranstaltungspässen und unzugeteilten aber dennoch bezahlten Anmeldungen werden hier angezeigt.

Tipp: Prüfen Sie in den Anmeldungen nach, ob durch eventuelles Verschieben der Anmeldungen doch alle Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnehmen können.

Zusammenfügen von Teilnehmern

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Im Assistenten für das automatische Zusammenfügen von Teilnehmern wird Ihnen auf der einen Seite das vermeintliche Original und auf der anderen Seite das mögliche Duplikat des Teilnehmers angezeigt.

Mit Hilfe des Buttons Original und Duplikat tauschen können Sie die richtigen persönlichen Daten als Original auswählen, diese werden dem zusammengefügten Teilnehmer hinzugefügt. Ein Klick auf Zusammenführen und Duplikat löschen beendet den Vorgang. Es existiert nun nur noch ein Teilnehmer mit allen Anmeldungen.

Einstellungen

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Allgemeines

Hier werden Programmtitel, Beschreibung und Ansprechpartner eines Programmes gesetzt. Diese Daten werden dem Teilnehmer auf der Startseite zu jedem aktiven Programm angezeigt.

E-Mail-Absender

Die hier angegebene E-Mail-Adresse wird in der Mitteilungszentrale als Absender verwendet. Antwortet ein Teilnehmer dann auf eine seiner von Feripro versendeten Nachrichten, wird die E-Mail an diese Adresse gerichtet.

Teilnahmebedingungen

Zusätzlich zu den Bedingungen die Feripro an die Nutzer stellt, können Sie als Institution und Veranstalter des Programms eigene Teilnahmebedingungen formulieren. Diese müssen die Teilnehmer vor dem Absenden ihrer Anmeldung akzeptieren.

Einverständnis Kontaktaufnahme

Hier können Sie mit Hilfe eines Freitextfeldes beispielsweise vom Teilnehmer erfragen, ob seine E-Mail-Adresse für einen Newsletter-Versand genutzt werden darf. Der Teilnehmer kann diesen Punkt im letzten Schritt seiner Anmeldung akzeptieren, muss dies aber nicht. Ist die Abfrage aktiviert, können Sie in der Exportzentrale eine Excel-Liste mit allen Adressen exportieren.

Anmeldung

Anmeldemodus

Hier können Sie zwischen Sofortbuchung und der Buchen mit Anmeldefrist wählen.

  • Bei der Sofortbuchung können sich Teilnehmer direkt für Veranstaltungen anmelden. Sie bekommen sofort Bescheid über Zuteilung oder Ablehnung. Ist eine Veranstaltung schon voll besetzt, kann sich der Teilnehmer auf die Warteliste anmelden. Ist diese ebenfalls gefüllt, ist keine Anmeldung mehr möglich. Die Sofortbuchung ist entweder dauerhaft oder bis zu Ihrer globalen Anmeldefrist möglich.
  • Beim Buchen mit Anmeldefrist können sich die Teilnehmer innerhalb der gesetzten Anmeldefrist für Veranstaltungen bewerben. Nach Ablauf der Anmeldefrist können Sie die Teilnehmer mit dem automatischen Zuteilungsalgorithmus optimal auf alle Veranstaltungen verteilen. Alternativ teilen Sie die Teilnehmer von Hand zu.

Globale Anmeldefrist

Legen Sie hier die Anmeldefrist für Ihr Programm fest. Außerdem können Sie aktivieren, dass für einzelne Veranstaltungen eigene Anmeldefristen vergeben werden können. Dies kann z.B. nötig sein, falls ein Veranstalter früher eine Rückmeldung über die Teilnehmer benötigt.

Veranstaltungsübersicht freischalten

Ist das Häkchen gesetzt können Teilnehmer Ihr Programm auf der Startseite einsehen. Eine Anmeldung für die Veranstaltungen ist aber noch nicht zwingend möglich.

Teilnehmeranmeldung freischalten

Setzen Sie das Häkchen, um Teilnehmern die Anmeldung zu ermöglichen.

Hinweis: Ist dieses Häkchen gesetzt, die Veranstaltungsübersicht jedoch nicht freigeschaltet, können nur eingeloggte Institutionsnutzer den Anmeldeprozess durchlaufen. Dies kann für Testzwecke sowie eine Nutzung ohne Online-Anmeldung genutzt werden.

Löschung von unbearbeiteten Anmeldungen

Ist diese Funktion aktiviert, können Teilnehmer auf Ihrem Online-Veranstaltungspass noch nicht bearbeitete Anmeldungen löschen und Prioritäten nachträglich bearbeiten.

Achtung: Eine Nutzung ist nur bei der Buchung mit Anmeldefrist möglich. Außerdem muss die Systemvorlage für die Buchung mit Anmeldefrist dahingehend angepasst werden, dass die Teilnehmer direkt mit der Anmeldung Zugriff auf ihren Veranstaltungspass erhalten.

Anmeldungsbestätigung

Bei der Anmeldungsbestätigung müssen Teilnehmer ihre Anmeldung von Veranstaltungen, auf die sie bereits zugeteilt worden sind, nochmals auf dem Online-Veranstaltungpass bestätigen. Teilnehmer die ihre Anmeldungen nicht bestätigen, können über die Mitteilungszentrale daran erinnert werden. Anmeldungen die nicht bestätigt worden sind, können vor der Zuteilung in den Anmeldungen entfernt werden.

Vergangene Veranstaltungen ausblenden

Vergangene Veranstaltungen werden in der Veranstaltungsübersicht der Teilnehmer ausgeblendet. Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn die Anmeldung auf einige Veranstaltungen noch möglich ist, während andere bereits stattgefunden haben.

Teilnehmeranzahl ausblenden

Beim Aktivieren dieser Funktion werden die momentane Teilnehmeranzahl, sowie die maximale Teilnehmeranzahl im Anmeldeprozess der Teilnehmer ausgeblendet. Leere und volle Veranstaltungen werden stattdessen farblich gekennzeichnet.

Veranstaltungsdetails ausblenden

Um ungebetene Gäste zu verhindern, kann mit dieser Option Treffpunkt und Uhrzeit der Veranstaltungen im Anmeldeprozess der Teilnehmer ausgeblendet werden. Lediglich zugeteilte Teilnehmer erhalten auf ihrem Veranstaltungspass Zugriff auf diese Informationen.

Prozentuale Größe der Warteliste

Es ist sinnvoll, die Anzahl der Wartelistenplätze zu begrenzen, um Veranstaltern und Teilnehmern nach Ablauf der Anmeldefrist mehr Planungssicherheit zu geben. Begrenzen Sie die Warteliste hier relativ zur maximalen Teilnehmerzahl einer Veranstaltung.

Beispiel: Bei einer Veranstaltung mit maximal 10 Teilnehmern und einer prozentualen Größe der Warteliste von 20% gibt es zwei Wartelistenplätze.

Anmeldebestätigung per E-Mail

Dem Teilnehmer wird nach dem Anmeldeprozess automatisch eine E-Mail zugesandt, die ihm das Eingehen der Anmeldungen bestätigt. Wird Feripro nicht zur Online-Anmeldung genutzt, kann dies hier deaktiviert werden.

Zugangscodes

Sie können Ihr Programm mit Zugangscodes schützen. Eine Anmeldung auf Veranstaltungen ist damit nur noch mit einem passenden Zugangscode möglich. Diese können Sie im Programm in der Rubrik Teilnehmer->Codes erstellen und exportieren lassen. Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn die Option in den Programmeinstellungen aktiviert ist. Diese Funktion eignet sich für Programme, an denen man nur mit einem gesonderten Pass oder Ähnlichem teilnehmen darf.

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PLZ einschränken

Wenn Sie die Postleitzahl einschränken können sich nur Teilnehmer aus dem gewählten PLZ-Bereich für Ihr Programm anmelden. Wichtig ist dabei, dass eine Postleitzahl nur 5 Ziffern haben darf und für jede Postleitzahl eine neue Zeile benutzt wird. Sie können beliebig viele Postleitzahlen erlauben.

Direkt beim Veranstalter bezahlen

Hier kann eingestellt werden, ob die Teilnehmer beim Veranstalter direkt bezahlen müssen oder nicht. Wählen Sie die Einstellung pro Veranstaltung entscheiden, kann in jeder Veranstaltung einzeln entschieden werden, wo bezahlt werden soll.

Direkt beim Veranstalter anmelden

Sollen sich die Teilnehmer nicht über Feripro auf die Veranstaltungen anmelden, sondern direkt beim Veranstalter, können Sie dies hier für das Programm festlegen. Die Einstellung pro Veranstaltung entscheiden sorgt dafür, dass für jede Veranstaltung einzeln entschieden werden kann.

Benutzerdefinierte Felder

Pro Programm können Sie, zu den bereits von den Teilnehmern angefragten persönlichen Daten, drei weitere Daten abfragen. Geben Sie hierzu einfach eine Beschriftung Feldes ein und wählen Sie aus in welcher Form das Datum abgefragt werden soll.

Die Felder werden jedem Teilnehmer im Anmeldeprozess angezeigt und sind, je nach Typ, optional oder obligatorisch.

Beispiel: Möchten Sie von allen Teilnehmern die Krankenversicherung abfragen, wählen Sie Textfeld (Pflichtfeld) und schreiben Sie in die Beschriftung “Krankenversichert bei”. Möchten Sie mögliche Allergien der Teilnehmer abfragen, wählen Sie Textfeld und beschriften Sie das Feld mit “Mögliche Allergien”.

Kooperation mit Veranstaltern

Hier können Sie einstellen ob Veranstaltungen einen Workflow also einen Status besitzen sollen Bsp. “Entwurf” oder “Vom Veranstalter abgesendet”. Auch eine Bearbeitungsperre für Veranstalter kann hier aktiviert werden.

Veranstaltungspass

Wollen Sie die Druckversion des Veranstaltungspasses ändern, dass z.B. nur alle zugeteilten Anmeldungen erscheinen, dann können Sie dies unter diesem Abschnitt ändern. Des Weiteren können Sie hier das Unterschriftenfeld, sowie den Bezahltstatus auf dem Pass verbergen.

Archivieren

Nach Vollendung eines Programms sollten Sie von Rechts wegen die erhobenen Daten anonymisieren. Wir bieten dazu die Funktion Programm archivieren an. Dies anonymisiert alle persönlichen Daten des ausgewählten Programms. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Neben der Archivierung kann das Programm an dieser Stelle auch komplett entfernt werden. Dabei werden auch alle Veranstaltungen und Teilnehmer des Programmes entfernt. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Achtung: Drei Monate nach der letzten Veranstaltung, wird das Programm automatisch archiviert. Sie werden allerdings per E-Mail zweimal vorgewarnt und können in den Einstellungen eine Verzögerung der Archivierung beantragen.

Teilnehmer

Teilnehmerliste

In der Übersicht findet sich eine Auflistung aller Teilnehmer. Durch Eingabe des Namens, Geburtstags etc. in das Suchfeld der jeweiligen Spalte können Teilnehmer schnell gefunden werden.

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Teilnehmerlisten

Wenn Sie den Veranstaltern die Teilnehmerlisten ausgedruckt zukommen lassen wollen, können Sie hier die Teilnehmerlisten aller Veranstaltungen drucken lassen.

Um den Veranstaltern die Listen in digitaler Form zukommen zu lassen bietet es sich an, den Veranstaltern direkt Zugriff auf Feripro zu geben. Falls Sie nicht wünschen, dass die Veranstalter aktiv mitorganisieren, können Sie diesen in den Berechtigungseinstellungen jegliche Möglichkeiten zur Bearbeitung von sich und den Veranstaltungen nehmen. Der Zugriff auf die Teilnehmerdaten über die Webseite ist sicherer als ein Versand der Dateien über E-Mail, da der Zugriff auf die Webseite verschlüsselt passiert. Einen Link um das Benutzerkonto zu aktivieren können Sie über die Mitteilungszentrale versenden.

Teilnehmer erstellen

Kann sich ein Teilnehmer nicht über das Online-Anmeldesystem für Veranstaltungen anmelden, können Sie eine Anmeldung direkt im System vornehmen. Klicken Sie dazu auf Teilnehmer erstellen und tragen Sie alle persönlichen Daten des Teilnehmers ein. Eine Anmeldung für Veranstaltungen können Sie im nächsten Schritt vornehmen.

Teilnehmerdetails

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Teilnehmer bearbeiten

Wählen Sie in der Teilnehmerübersicht eine Person aus, um auf deren Teilnehmerdetailseite zu gelangen. Mit Teilnehmer bearbeiten können Sie die persönlichen Daten ändern.

Zahlungsübersicht

Sind die Teilnehmer schon den Veranstaltungen zugeteilt, erscheinen in der Zahlungsübersicht im Profil alle Veranstaltungen des Teilnehmers und die Beträge, die er dafür bezahlen muss. Es wird unterschieden zwischen Beiträgen, die bei der Institution bezahlt werden müssen und solchen, die direkt beim Veranstalter bezahlt werden müssen. Je nach den eingestellten Zahlungsmöglichkeiten können Sie die Anmeldung als bezahlt markieren. Weitere Informationen zu den Zahlungsmöglichkeiten finden Sie im Abschnitt Bezahlung.

Falls Sie eine schriftliche Bestätigung vom Teilnehmer benötigen. Können Sie vom Teilnehmer beispielsweise den unterschriebenen Veranstaltungspass verlangen und dann den Eingang mit Unterschrift eingegangen ins System eintragen.

Anmeldungen für Veranstaltungen

Über Anmeldung erstellen können Sie einen Teilnehmer einer Veranstaltung zuweisen. Analog zur Teilnehmeransicht können Sie auch Notizen (Allergien etc.) eintragen und Gruppenwünsche eintragen, mit denen der Teilnehmer die Veranstaltung zusammen besuchen möchte.

Veranstaltungspass

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Den Veranstaltungpass eines jeden Teilnehmers können Sie aus der Ansicht des jeweiligen Teilnehmers heraus öffnen. Dieser enthält alle wichtigen Informationen zu den zugehörigen Anmeldungen. Bereits stattgefundene Veranstaltungen - sollte der Pass aus irgendeinem Grund erst zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden - werden nicht mehr angezeigt.

In den Einstellungen des jeweiligen Programms können Sie einstellen, ob abgelehnte Anmeldungen auf dem Ausdruck angezeigt werden sollen. Des Weiteren können Sie das Feld für Unterschriften und den Bezahltstatus ein- und ausblenden.

Extra-Kunden

In den persönlichen Daten eines Teilnehmers gibt es als Administrator die Möglichkeit, den Teilnehmer als Extra-Kunden zu kennzeichnen. Gleichzeitig gibt es die Möglichkeit, Veranstaltungen nur für Extra-Kunden anzulegen. Die automatische Zuteilung teilt bei Veranstaltungen für Extra-Kunden nur als Extra-Kunden gekennzeichnete Teilnehmer zu. Alle anderen Teilnehmer werden erst einmal nicht berücksichtigt, können aber vom Administrator manuell nachsortiert werden.

Ein mögliches Anwendungsbeispiel für diese Einstellung, ist das Berücksichtigen bestimmter Personengruppen, wie zum Beispiel sozial Benachteiligter. Dadurch können diese bei gekennzeichneten Veranstaltungen anderen Teilnehmern vorgezogen werden.

Anmeldungen

Anmeldeübersicht

In dieser Übersicht finden Sie die Anmeldungen aller Teilnehmer.

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Anmeldung mit Sofortbuchung

Wählen Sie eine Veranstaltung aus der Liste aus und sehen Sie nach, welche Teilnehmer den Veranstaltungen zugeteilt sind. Die Teilnehmer wurden hier schon über die Zuteilung informiert. Verschieben Sie daher die Zuteilung nicht mehr von Hand.

Anmeldung mit Zuteilung

Wählen Sie eine Veranstaltung aus der Liste und sehen Sie, welche Teilnehmer sich für diese Veranstaltung angemeldet haben. Sie sind in der Liste Unbearbeitet aufgeführt. Möchten Sie die automatische Zuteilung nicht nutzen können Sie die Personen den Veranstaltungen von Hand zuteilen, indem Sie die Namen in die Liste Zugeteilt verschieben. Sind die Plätze einer Veranstaltung schon belegt, können Teilnehmer auch in die Warteliste verschoben werden.

Gruppenwünsche

Um die manuelle Zuteilung zu vereinfachen, können Sie die Gruppenwünsche nutzen. Hat ein Teilnehmer angegeben, dass er mit einer oder mehreren Personen zusammen eine Veranstaltung besuchen möchte, so können Sie dies mit einem Klick auf Gruppenwünsche visualisieren anzeigen lassen. Eine Gruppenzugehörigkeit wird farblich an den einzelnen Anmeldungen dargestellt.

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Automatische Zuteilung

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Neben der manuellen Zuteilung der Teilnehmer gibt es als Hauptfunktion von Feripro die automatische Zuteilung. Klicken Sie zur Aktivierung auf Automatische Zuteilung und wählen Sie die gewünschten Optionen. Standardmäßig sind Priorität, Anmeldezeitpunkt und Gruppenwünsche aktiviert. Je nach Wunsch können Sie eine oder mehrere dieser Optionen deaktivieren. Mit einem Klick auf Zuteilung durchführen starten Sie den Algorithmus. Nach einigen Sekunden erhalten Sie das Ergebnis.

Der Zuteilungsalgorithmus verteilt alle Anmeldungen möglichst optimal. Teilnehmer werden nicht auf zwei gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen zugeteilt. Oberstes Ziel ist es alle Personen unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z.B. weil sich mehr Personen anmelden als die Veranstaltung Plätze hat), werden die Personen in der Liste abgelehnt angezeigt. Personen die keiner Veranstaltung zugeteilt werden, werden Ihnen als Warnung angezeigt.

Der Zuteilungsalgorithmus kann mehrmals hintereinander ausgeführt werden. Wenn die automatische Zuteilung ausgeführt wird, werden alle Anmeldungen, die nicht angenommen sind neu verteilt.

Achtung: Die Teilnehmer werden nicht automatisch über die Zuteilung informiert. Das muss manuell über die Mitteilungszentrale geschehen.

Tipp: Prüfen Sie vor dem Benachrichtigen in den Warnungen, ob es Teilnehmer gibt, die keine Zuteilung erhalten haben. Eventuell kann so nachjustiert werden, dass doch jeder Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnehmen kann.

Warteliste

Wenn Teilnehmer nach der ersten Zuteilung wieder absagen und neue Teilnehmer aus der Warteliste nachrücken sollen auch diese wieder optimal verteilt werden. Dafür kann der Algorithmus ein weiteres mal ausgeführt werden. Wollen Sie auch die schon zugeteilten Teilnehmer neu verteilen, dann wählen Sie die Option Aktuelle Zuteilung verwerfen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Die neue Zuteilung kann nicht wieder durch die alte ersetzt werden. Wurden die Teilnehmer bereits über die Zuteilung informiert sollten Sie die aktuelle Zuteilung nicht mehr verwerfen.

Benachrichtigung der Teilnehmer

Nach der Zuteilung der Teilnehmer müssen diese über die Zuteilung informiert werden. Wählen Sie dazu Massen-Email versenden, um in die Mitteilungszentrale zu gelangen. Dort existiert schon eine Vorlage für solche Benachrichtigungen. Diese enthält Informationen über die Zuteilung und einen Link zum Veranstaltungspass für die Teilnehmer. Den Text können Sie nach Ihren Wünschen zusätzlich anpassen.

Benachrichtigung der Veranstalter

Nach der Zuteilung der Teilnehmer müssen auch die Veranstalter über die Zuteilung informiert werden. Öffnen Sie die Mitteilungszentrale und verschicken Sie eine Nachricht an alle Veranstalter mit einem Hinweis, dass diese in ihrem Online-Zugang die Informationen über die Teilnehmer einsehen können. Alternativ können Sie den Veranstaltern auch die Teilnehmerlisten in gedruckter Form zukommen lassen.

Entfernen von unbestätigten Anmeldungen

Wurde in den Programmeinstellungen die Anmeldebestätigung aktiviert, können über einen Klick auf diesen Button alle bereits zugeteilten, jedoch noch nicht bestätigten Anmeldungen entfernt werden.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!

Mitteilungen

In der Mitteilungszentrale können Sie Nachrichten an Veranstalter und Teilnehmer verschicken und Ihre Vorlagen für Mitteilungen verwalten. Außerdem werden Ihnen bereits versendete Emails anzeigt.

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Neue Nachricht versenden

Folgen Sie den fünf Schritten zum Versenden einer Nachricht.

Schritt 1: Empfängerkreis

Wählen Sie einen Empfängerkreis für Ihre Nachricht. Sie können sich für die Teilnehmer oder Veranstalter entscheiden. Den genauen Empfänger wählen Sie im nächsten Schritt.

Schritt 2: Empfänger (Empfängerkreis Teilnehmer)

Bei der Auswahl der Empfänger haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können die Nachricht entweder an alle Teilnehmer des aktuellen Programms, an einzelne Empfänger oder die Teilnehmer einer/mehrerer Veranstaltung/en verschicken.

Schränken Sie Ihre Auswahl zusätzlich ein und verschicken Sie eine Nachricht somit nur an Personen, die beispielsweise noch nicht bezahlt haben, keine Unterschrift abgegeben haben usw.

Schritt 2: Empfänger (Empfängerkreis Veranstalter)

Versenden Sie die Nachricht entweder an alle Veranstalter des aktuellen Programms oder wählen Sie bestimmte Veranstalter aus der Liste aus.

Schritt 3: Vorlage wählen

Wählen Sie eine der existierenden Vorlagen aus oder schreiben Sie eine neue Nachricht. Die Hinweise zum Erstellen von Vorlagen finden Sie unten auf dieser Seite.

Schritt 4: Nachricht verfassen / Vorlage anpassen

Haben Sie eine Vorlage gewählt, erscheint diese mit Betreff und Textfeld. Diese Vorlage können Sie nach Ihren Wünschen anpassen und nach Wunsch eine Datei anhängen. Um Nachrichten an mehrere Empfänger zu personalisieren stehen Ihnen Variablen zur Verfügung. Diese können Sie mit zwei geschwungenen Klammern in den E-Mail-Text einfügen.

Die verfügbaren Variablen werden jeweils neben dem Textfeld angezeigt.

Beispiel

Verschickt die Stadt Bad Ferienschön den Text:

Guten Tag {{Teilnehmer.Vorname}} {{Teilnehmer.Nachname}}.

Ihre Stadt {{Institution.Institutionsname}}

erscheint bei Empfänger Max Mustermann:

Guten Tag Max Mustermann.

Ihre Stadt Bad Ferienschön

Schritt 5: Eingabe prüfen und Nachricht versenden

Überprüfen Sie den eingegebenen Text und die gewählten Empfänger und schicken Sie die Nachricht ab.

Vorlagen verwalten

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Verwalten Sie Vorlagen für Nachrichten, die Sie häufig oder an mehrere Personen verschicken. Vorlagen sind immer an einen Empfängerkreis (Teilnehmer oder Veranstalter) gebunden. Der Empfängerkreis wird in der Liste der Vorlagen durch den grau unterlegten Text angezeigt.

Mit einem Klick auf Neue Vorlage erstellen können Sie weitere eigene Vorlagen hinzufügen. Geben Sie den Namen, den Text und die Empfängerkreis Ihrer Vorlage an. Mit Anlegen wird die Vorlage erstellt.

Systemvorlagen

Feripro bietet zusätzlich Systemvorlagen, die automatisch nach der Anmeldung an die Teilnehmer versendet werden. Diese können angepasst aber nicht gelöscht werden, auch können keine weiteren hinzugefügt werden. Falls Sie das Programm ohne Teilnehmeranmeldung nutzen wollen, dann können Sie dies in den Programmeinstellungen deaktivieren.

Export

In der Exportzentrale können Sie verschiedene Stammdaten exportieren.

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Anmeldungen

Hier können Sie die Daten aller Anmeldungen des Programmes, eines einzelnen Teilnehmers oder einer Veranstaltung exportieren.

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Teilnehmer

Hier können Sie die Daten aller Teilnehmer des Programmes exportieren.

Wenn in den Programmeinstellungen aktiviert ist, dass die Teilnehmer gefragt werden, ob Sie einer Kontaktaufnahme zustimmen, können Sie hier alle Teilnehmer mit Einverständnis in eine Excel-Liste exportieren lassen. Zum Versand eines Newsletter empfehlen wir externe Dienstleister wie zum Beispiel MailChimp.

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Veranstalter

Hier können Sie die Daten aller Veranstalter, die in dem Programm aktiv sind, exportieren.

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Veranstaltungen

Hier können Sie die Daten aller Veranstaltungen des Programmes oder eines einzelnen Veranstalters exportieren.

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Veranstaltungspässe

Wenn Sie nicht möchten, dass jeder Teilnehmer seinen Veranstaltungspass selbstständig ausdrucken muss, so können Sie an dieser Stelle die Pässe aller Teilnehmer auf einmal exportieren. Im Anschluss können Sie die Pässe ausdrucken und die Teilnehmer können diese vor Ort bei Ihnen abholen.

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Bezahlung

Unter Bezahlung bei Weiteres in der Hauptnavigation können Sie alles rund um die Bezahlung einsehen und verwalten.

Sie können den Teilnehmern bis zu vier verschiedene Möglichkeiten anbieten, um ihre Anmeldegebühren zu bezahlen. Zur Auswahl stehen dabei:

Barzahlung
Die Teilneher zahlen in Bar bei der Institution.
Lastschrift
Die Teilnehmer müssen bei der Anmeldung ihre Kontodaten eingeben und einer Abbuchung per Lastschrift zustimmen. Feripro bietet einen Excel-Export mit allen notwendigen Lastschrift-Daten. Für die korrekte Durchführung der Lastschrifteinzüge sind Sie verantwortlich.
Überweisung

Die Institution kann ihre Kontodaten zur Verfügung stellen und Teilnehmer überweisen aktiv das Geld auf das Konto der Institution. Die Verknüpfung zwischen Anmeldung und Zahlungsvorgang geschieht über kurze Codes im Überweisungszweck, welche dem Teilnehmer im Bezahlvorgang angezeigt werden.

Um schnell von der Überweisung zum Teilnehmer zu navigieren, können Sie in der Teilnehmerübersicht oben rechts den Teilnehmercode eingeben. Dieser Code befindet sich im Betreff der Überweisugn bis zum ersten Doppelpunkt. Bei den Details der Teilnehmer sehen Sie dann in der Zahlungsübersicht jeweils die mit Komma getrennten Codes von allen zugeteilten unbezahlten Veranstaltungen.

PayPal
Mit PayPal können Teilnehmer online bezahlen. Mehr Details zu dieser Methode finden Sie im Abschnitt Bezahlung mit PayPal.

Die Zahlungsdetails stehen auf dem Veranstaltungspass des jeweiligen Teilnehmers.

Hinweis: Um die Zahlungsstatus von Anmeldungen zu verändern (z.B. als bezahlt markieren) empfehlen wir jeweils die Teilnehmerdetails aufzurufen und dort unter Zahlungsübersicht diese zu verändern. Bei der Zahlungsmethode PayPal wird dies automatisch verändert.

Dashboard

Im Dashboard bekommen Sie eine Übersicht über ihren Kassenstand und die ausstehenden Forderungen. Sie sehen auch einen Verlauf des Kassenstands am Tagesende über die vergangene Zeit.

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Tagebuch

Im Tagebuch werden alle getätigten Transaktionen/Buchungen chronologisch aufgelistet. Hier können auch manuelle Buchungen erstellt werden. Alle Buchungen können dort auch als Excel-Datei exportiert werden.

Buchungen können nicht gelöscht werden. Beim ändern von Bezahlstati werden automatisch Gegenbuchungen erstellt. Eine unerwünschte Buchung kann manuell ausgeglichen werden.

Achtung: Eine Stornierung führt auch bei PayPal keine automatische Erstattung aus. Diese muss von der Institution händisch veranlasst werden. Da nicht der volle Preis erstattet wird müssen die entstandenen Transaktionskosten manuell im Tagebuch erfasst werden.

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Ausstehende Forderungen

Hier sind alle Beträge aufgelistet die von Teilnehmern noch bezahlt werden müssen.

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Warnungen

Hier finden Sie Transaktionen mit denen etwas nicht stimmt. Dies können beispielsweise Buchungen sein deren Veranstaltung oder Anmeldung in der Zwischenzeit gelöscht wurde.

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Einstellungen

In den Einstellungen können sowohl Preiskategorien als auch die generellen Zahlungseinstellungen verwaltet werden.

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Kategorien

Jede Veranstaltung hat einen Standardpreis. Über Kategorien können Sie zusätzliche Preise definieren. Falls Sie beispielsweise unterschiedliche Preise für Teilnehmer Ihrer Gemeinde und Teilnehmer von umliegenden Gemeinden haben, dann können Sie dies über Preiskategorien abbilden. Für jede definierte Kategorie können Sie bei jeder einzelnen Veranstaltung einen speziellen Preis und eine maximale Teilnehmeranzahl angeben.

Zahlungseinstellungen

Hier können die verschiedenen Zahlungsmethoden für das Programm festgelegt werden. Bei den Optionen Überweisung und PayPal sind zusätzliche Angaben der Institution erforderlich. Für PayPal finden sich hier mehr Informationen.

Bezahlung mit PayPal

Über PayPal können Teilnehmer online via einem PayPal-Konto oder Lastschrifteinzug/Kreditkarte bezahlen. Die Institution zahlt für die Abwicklung pro Transaktion eine Gebühr. Diese wird direkt von den gezahlten Kosten abgezogen. Der Bezahl-Status der Anmeldungen wird bei einer Benutzung von PayPal automatisch gesetzt.

Die Gebühren betragen 1,9% + 0,35€ pro Zahlungsvorgang. Hier eine kleine Übersicht der zu erwarteten Gebühren je nach Gesamtkosten des Teilnehmers:

Kosten Gebühren Institution erhält
50,00 € 1,30 € 48,70 €
25,00 € 0,83 € 24,17 €
15,00 € 0,64 € 14,36 €
10,00 € 0,54 € 9,46 €
5,00 € 0,45 € 4,55 €
2,00 € 0,39 € 1,61 €

Einrichtung

Um PayPal einzusetzen benötigen Sie ein Geschäftskonto. Dieses können Sie auf der PayPal Website eröffnen.

Mit diesem Konto müssen Sie sich dann im Entwicklerbereich anmelden.

Um die PayPal-Integration für sich zu testen bietet sich ein Test-Konto an. Diese können unter Sandbox > Accounts erstellt werden. Sie können dort ein Händler-Konto (Business/Merchant) und Teilnehmer-Konto (Personal/Buyer) erstellen. Mit diesen Konten können Sie den Prozess einmal testen ohne echtes Geld zu benutzen.

Um Ihr PayPal-Konto mit Feripro zu verknüpfen müssen Sie nun unter Applications > My apps eine neue Anwendung erstellen (Create App).

Geben Sie als Anwendungsnamen Feripro Institution XYZ an (ersetzen Sie Institution XZY passend). Als Sandbox-Benutzer geben Sie das vorher erstellte Händler-Konto an.

Auf der nächsten Seite sehen Sie nun die Daten, die Sie benötigen um Feripro mit dem PayPal-Konto zu verknüpfen. Falls Sie die Integration zunächst testen wollen, benutzen Sie die unter Sandbox credentials aufgelisteten Daten.

Um später im echten Betrieb Zahlungen zu empfangen müssen Sie die Daten aus dem Live credentials-Bereich in den Feripro-Einstellungen angeben und dort das Häkchen bei Zugangsdaten der Testumgebung (Sandbox) benutzen entfernen.

Allgemeines

Hier können sie neben Allgemeinen Zahlungshinweisen auch eine Grundgebühr für die Teilnehmer festlegen.

Programmheft

Viele Institutionen erstellen inzwischen kein gedrucktes Programmheft mehr, sondern nutzen die Veranstaltungsübersicht von Feripro im Internet.

Institutionen haben gute Erfahrungen mit Flyern gemacht, auf denen die Internetadresse steht. Dies spart Druckkosten und die Zeit bei der Erstellung eines Programmhefts. Einen exemplarischen Flyer können Sie hier herunterladen: Feripro-Flyer 1 - Feripro-Flyer 2. Wenn Sie das Support-Paket gebucht haben, dann individualisieren wir für Sie gerne den Flyer. Kontaktieren Sie uns dazu unverbindlich.

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Druckversion mit Microsoft Office erstellen

Sie können aber auch weiterhin gerne ein Programmheft erstellen. Mit Microsoft Word 2010 und der Serienbrieffunktion können Sie dies in 8 einfachen Schritten erledigen.

  1. Exportieren Sie im Export-Center alle Veranstaltungen mit allen Daten als Excel-Datei und speichern Sie diese Datei auf Ihrem Computer ab.
  2. Laden Sie sich die Word-Vorlage für das Programmheft herunter oder erstellen Sie eine eigene Vorlage.
  3. Öffnen Sie die Word-Vorlage und importieren Sie über SendungenEmpfänger auswählenVorhandene Listen verwenden die gerade exportierte Excel-Datei. Auf dem Mac müssen Sie zuerst die Excel-Datei einmal in Excel öffnen und neu abspeichern.
  4. Wählen Sie die Tabelle Veranstaltungen.
  5. Sie können die Vorlage nun nach ihrem Geschmack anpassen. Über die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse im Reiter Sendungen können Sie sich einen Überblick verschaffen, wie das Endresultat aussehen wird.
  6. Um das Programmheft zu erstellen, wählen Sie im Reiter Sendungen die Funktion Fertig stellen und zusammenführen - Einzelne Dokumente bearbeiten. Anschließend sind alle Veranstaltungen in einem Word-Dokument nacheinander aufgeführt.
  7. Nun können Sie Ihr Programmheft wie jedes Word-Dokument weiterbearbeiten und beispielsweise ein Deckblatt, eine Begrüßung und weitere Informationen hinzufügen.
  8. Sind Sie mit dem Programmheft fertig, können Sie dieses einfach ausdrucken oder als PDF-Datei abspeichern und zu einer Druckerei geben.

Hier einige Tipps zum Erstellen des Programmhefts mit Excel und Word:

  • Falls Sie die Reihenfolge der Veranstaltungen ändern möchten, verändern Sie einfach die Sortierung in der Excel-Datei.
  • Am Ende des erstellten Programmhefts sind 3 leere Seiten. Diese entstehen durch die Fußzeile in der Excel-Datei. Sie können entweder die Excel-Datei vor dem Export bearbeiten oder die Seiten nachher in Word löschen.

Urheberrecht

Medien, eine Pflicht!

Im Rahme der Gestaltung Ihrer Feripro-Seite haben Sie die Möglichkeit auch einige designtechnische Veränderungen vorzunehmen. Jedem Anbieter einer Website ist bewusst, dass eine Gestaltung der Präsenz mit Bildern, Videos oder Musikstücken eine Pflichtaufgabe ist. Durch den medialen Einsatz wird die Seite aufgelockert, das Interesse des Nutzers steigt messbar und sinnvoll eingesetzte Medien können Ihre Botschaft unterstützen und verdeutlichen. Jedoch will nicht nur der sinnvolle Einsatz, sondern insbesondere der rechtsichere Umgang mit Medieneinbindung geübt sein.

Urheberrecht – was bedeutet das?

Das Urheberrecht schützt, vereinfacht gesagt, den Urheber eines Werks. Das kann der Maler, Fotograf, Musiker oder Regisseur sein, der Urheber seines Werks ist und der das alleinige Nutzungsrecht darauf hat. Er darf also entscheiden ob sein Gemälde vervielfältigt wird, das Foto im Internet veröffentlicht oder sein Musikstück im Radio abgespielt wird. Zusätzlich regelt das Urheberrecht die eigenen Möglichkeiten mit urheberrechtlichen geschützten Werken (Privatkopie, etc.).

Urheberrecht und Feripro

Das Urheberrecht wird auf Feripro insbesondere im Umgang mit Bildern berührt. Durch das Einfügen von Bannern und Bildern in Veranstaltungen steigern Sie die Eindrücklichkeit und die Nutzerbindung für das Produkt – „Gute Bilder machen Laune“. Doch woher gute und eindrückliche Bilder nehmen, wenn sie nicht selbstproduziert vorliegen? Durch simples „Googlen“ erhalten Sie in schnellster Zeit und ohne großen Aufwand eine Vielzahl an passenden Bildern. Durch blindes Einfügen von Bildern können Sie sich jedoch genau hier unabsichtlich einer Urheberrechtsverletzung schuldig machen.

Creative Commons – eine Lösung?

Creative Commons (CC) – Rechtefreie Bilder. Manche Fotografen markieren ihre Bilder als „CC“. Das bedeutet, dass die Bilder beispielsweise im Internet weiterverbreitet werden können, wenn der Einsatz den „Creative Commons“-Regeln entspricht. Diese Regeln können vom Urheber selbst festgelegt werden. Ein Anbieter der kostenlos eine Plattform für CC-Werke anbietet ist www.flickr.com. Hier können Rechtefreie Bilder explizit gesucht werden.

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Achtung: Es muss immer zuerst überprüft werden, ob die Freigabe des Urhebers für Ihren Zweck ausreichend ist! Viele CC-Urheber schließen zum Beispiel generell eine kommerzielle Nutzung ihrer Bilder aus.

Mieten und Anfragen

Viele Internetangebote, wie zum Beispiel www.gettyimages.de, bieten gegen eine Mietgebühr Bilder zur Nutzung auf der eigenen Präsenz an. Hier hat der Urheber das Nutzungsrecht an das Portal übertragen. Dieses agiert dann wie eine Verwertungsgesellschaft (VG) in Deutschland. Je bekannter und eindrücklicher das Bild, desto höher meist die Mietgebühr. So kann bei einem häufig genutzten Bild die Mietgebühr bei bis zu 700,-€ pro Quartal betragen. Entdecken Sie bei der Internetrecherche ein Bild auf einer Webseite, dass sich auch für Ihr Angebot eignet, dann ist auch eine Nutzungsanfrage beim Seitenbetreiber möglich – „Fragen kostet nichts“.

Selbstgemachtes schützt vor Problemen

Prinzipiell gilt: Bilder die selbst erstellt wurden können ohne Einschränkung eingesetzt werden, schließlich ist man selbst der Urheber. Wird ein Mitarbeiter beauftragt Bilder zu erstellen sollte eine Regelung mit diesem erfolgen, die Ihnen die Nutzungsrechte überträgt. Achtung: Bei selbsterstellten Bildern immer auch auf eventuell verletzte Rechte anderer achten. Insbesondere das Persönlichkeitsrecht der auf dem Bild zu sehenden Personen ist hier immer ein kritischer Punkt. Vor allem bei Kindern ist ein schriftliches Einverständnis der Eltern einzuholen.

Was droht bei Verstoß gegen das Urheberrecht?

Wird Ihnen eine Urheberrechtsverletzung vorgeworfen erfolgt häufig eine Abmahnung über einen Anwalt oder die Aufforderung zu einer außergerichtlichen gütlichen Einigung. Die Beträge sind hier meist sehr hoch. Sollten Sie eine Abmahnung oder ein anderes Schreiben bezüglich einer Urheberrechtsverletzung erhalten ist der Kontakt zu einem Fachanwalt immer zu empfehlen. Vor allem wenn der Urheberrechtsverstoß nicht eindeutig ist sollte niemals sofort gezahlt oder überstürzt eine Unterlassenserklärung unterzeichnet werden.

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Im vorliegenden Fall konnte durch kurze Verhandlungen mit dem Rechteinhaber eine Reduzierung der gütlichen Ausgleichszahlung um 50% vereinbart werden.

Interesse und Aufmerksamkeit

Als Fazit sollten Sie als haftender Anbieter Ihrer Internetpräsenz immer ein offenes Auge für das Thema Urheberrecht haben. Aufmerksames Lesen von Nutzungsrichtlinien und Nachvollziehen von eventuellen Nutzungsrechten anderer kann Sie vor Forderungen schützen. Zum Thema Urheberrecht existieren viele Fortbildungsmöglichkeiten, auch die mecodia GmbH bietet hier Fortbildungsmaßnahmen an.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Text soll Ihnen Anhaltspunkte zum Thema Urheberrecht bieten und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Korrektheit. Im Zweifel sollten Sie sich immer Rechtsberatung bei einem Anwalt einholen.

Tipps unter Windows

Gleichzeitiges Drucken verschiedener Dokumente

Möchten Sie mehrere verschiedene Dokumente drucken, weil Sie beispielsweise die Veranstaltungspässe aller Teilnehmer exportiert haben und diese nun in mehreren PDF-Dokumenten vorliegen, gibt es unter Windows die Möglichkeit diese Dateien direkt in die Druckaufträge zu ziehen. Damit entgehen Sie dem Aufwand jedes Dokument einzeln zu öffnen und von Hand zu drucken.

Dazu gehen Sie in den Systemsteuerungen in die Druckeranzeige und lassen Sie sich von dem gewünschten Drucker die Druckaufträge anzeigen. Nun können Sie einfach per Drag&Drop die Daten in dieses Fenster ziehen. Der Druckassistent wird Sie nun fragen, ob Sie sicher sind mehrere Dokumente auf einmal zu drucken. Nach dem Bestätigen dieser Frage startet der Druckvorgang.

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Wichtig: Achten Sie darauf, dass die zu druckenden Dateien im DinA4-Format abgespeichert sind.

Infografik: Wie läuft ein Ferienprogramm ab?

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Infografik: Wie melde ich mich für ein Ferienprogramm an?

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Eine Liste der am häufigsten gestellten Fragen finden Sie hier:

Häufig gestellte Fragen

Allgemeines

1) Welche Benutzertypen gibt es in Feripro?

In Feripro gibt es drei Benutzertypen, die mit dem System interagieren.

Institution

Das sind Sie als Angestellte der tragenden Institution, also beispielsweise der Stadt oder Gemeinde. Sie sind für die Verwaltung des gesamten Programms zuständig und haben die Möglichkeit, sämtliche Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und festzulegen, was im System passiert.

Veranstalter

Dies sind meist Vereine, Kirchen, Gruppen oder Unternehmen, mit denen Ihre Institution zusammenarbeitet und welche meist die eigentlichen Veranstaltungen während des Programms durchführen. Die Veranstalter lassen Ihnen die Daten der Veranstaltungen zukommen, damit Sie diese ins System einarbeiten können oder sie tragen die Daten selbst ein.

Potenzielle Fragen der Teilnehmer

Dies sind die Kinder und Jugendlichen, die letztlich an den Veranstaltungen teilnehmen. Sie suchen sich selbstständig Veranstaltungen aus, legen fest mit wem sie diese besuchen möchten und haben die Möglichkeit, den Veranstaltern und Ihnen wichtige Informationen, z.B. zu Allergien, zukommen zu lassen.

2) Ich habe den Eindruck, dass gewisse Dinge nicht korrekt angezeigt werden/funktionieren. Woran kann das liegen?

Eine beliebte Quelle für vermeintliche Fehler ist ein veralteter Webbrowser. Ob ihr Webbrowser aktuell ist und was Sie diesbezüglich am besten tun, erfahren sie auf dieser Seite.

Falls Sie trotz aktuellem Webbrowser den Eindruck haben einen Fehler gefunden zu haben, schicken Sie uns bitte eine E-Mail. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich darum.

Teilnehmer

1) Ich möchte mein Kind bei mehreren Veranstaltungen anmelden, geht das oder gibt es eine Begrenzung?

Die Institution kann eine Obergrenze für Anmeldungen pro Teilnehmer festlegen.

2) Mein Kind hat eine Allergie, bestimmte Essgewohnheit etc. Wie teile ich das dem Veranstalter mit?

Beim Anpassen der Anmeldung (Schritt 2) können Sie Hinweise an den Veranstalter hinterlassen. Tragen Sie dort bitte Allergien o.Ä. ein. Achten Sie auch auf weitere Hinweise in der Veranstaltungsbeschreibung oder dem Hilfstext! Eventuell benötigt der Veranstalter noch weitere Angaben.

5) Ich habe mein Kind angemeldet und ich habe eine Bestätigungs-E-Mail erhalten. Was passiert jetzt?

Anmeldung mit Sofortbuchung

Die Bestätigungs-E-Mail enthält Ihren Zugang zum Veranstaltungspass. Dort ist aufgelistet welchen Veranstaltungen Ihr Kind zugeteilt wurde, bei welchen es auf der Warteliste steht und bei welchen Veranstaltungen aufgrund fehlender Plätze abgelehnt wurde.

Anmeldung mit Zuteilung

Bitte warten Sie ab, bis Sie eine E-Mail erhalten, in der Ihre Zugang zum Veranstaltungspass enthalten ist. Dort ist aufgelistet welchen Veranstaltungen Ihr Kind zugeteilt wurde, bei welchen es auf der Warteliste steht und bei welchen Veranstaltungen aufgrund fehlender Plätze abgelehnt wurde.

6) Mein Kind ist für Veranstaltungen zugeteilt worden. Was muss ich jetzt machen? Wo bezahle ich für die Veranstaltungen?

Nach der Zuteilung erhalten Sie eine E-Mail von der Institution mit einem Link zum Veranstaltungspass. Dort sind die Veranstaltungen aufgeführt, denen Ihr Kind zugeteilt wurde und bei denen es auf der Warteliste steht.

Ebenfalls angegeben sind die Teilnehmerbeiträge. Manche müssen bei der Institution, manche direkt beim Veranstalter bezahlt werden. Diese Informationen entnehmen Sie dem Veranstaltungspass. Weitere Angaben zum Bezahlungsprozess finden Sie in der E-Mail.

7) Mein Kind steht auf einer Warteliste. Wie funktioniert das Nachrückverfahren?

Wenn sich ein anderer Teilnehmer wieder abmeldet (z.B. weil er krank wird oder keine Zeit hat), dann rücken neue Teilnehmer von der Warteliste nach. Wird Ihr Kind aufgenommen, dann erhalten Sie eine Benachrichtigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse.

8) Mein Kind möchte sich von einer/mehreren Veranstaltung/en wieder abmelden. Was muss ich tun?

Wird Ihr Kind krank oder hat es für eine Veranstaltung keine Zeit, können Sie es wieder vom Programm abmelden. Rufen Sie dazu bei der Telefonnummer an, die die Institution in Feripro hinterlegt hat. Eine Abmeldung innerhalb des Systems ist nicht möglich. Bitte beachten Sie: Die Anmeldung ist verbindlich, deswegen fallen bei manchen Institutionen bei einer Abmeldung Kosten an!

9) Ich habe keine eigene E-Mail-Adresse. Kann ich mein Kind trotzdem anmelden?

Wenn Sie keine eigene E-Mail-Adresse haben, müssen Sie sich direkt bei der Institution, per Post oder telefonisch anmelden. Die Kontaktdaten entnehmen Sie dem jeweiligen Programm. Eine Benachrichtigung über die Zuteilung erfolgt entweder auf dem Postweg oder per Telefon.

Veranstalter

1) Ich möchte den Teilnehmerbeitrag ändern, obwohl die Anmeldung schon läuft. Funktioniert das?

Nein, der Teilnehmerbeitrag kann nur geändert werden, wenn der Anmeldezeitraum noch nicht begonnen hat.

2) Ich möchte eine Liste aller Teilnehmer abrufen, die bei meiner Veranstaltung teilnehmen. Wo finde ich diese Liste?

Von der Institution erhalten Sie einen Online-Zugang, mit dem Sie auf eine Übersicht Ihrer Veranstaltungen und die Teilnehmerliste zugreifen können. In der Mitteilungszentrale können Sie auch Nachrichten an alle Teilnehmer verschicken, falls die Institution Ihnen genügend Rechte gegeben hat.

3) Ich will wissen, ob Teilnehmer meiner Veranstaltung eine Allergie o.ä. haben? Wie können die Teilnehmer mir das mitteilen? Wo finde ich die Informationen?

Wollen Sie bestimmte Informationen von den Teilnehmern erhalten, schreiben Sie das in die Beschreibung der Veranstaltung. Teilnehmer haben dann die Möglichkeit Ihnen diese Informationen bei der Anmeldung zu hinterlassen.

Sie finden alle Informationen zu Allergien o.ä. in Ihrem Online-Zugang. Wählen Sie dazu eine Veranstaltung aus. Die gesuchten Informationen finden sich in der Spalte Notizen.

4) Ich möchte meine Veranstaltung absagen. Wie informiere ich die Teilnehmer? Wie lösche ich die Veranstaltung?

Informieren der Teilnehmer

Rufen Sie die Mitteilungszentrale in Ihrem Online-Zugang auf und verschicken Sie eine E-Mail an die Teilnehmer der Veranstaltung, die Sie absagen möchten.

Löschen der Veranstaltung

Nehmen Sie direkten Kontakt mit Ihrer Institution auf. Diese kann die Veranstaltung für Sie löschen.

Institution

2) Wie funktioniert die Anmeldung der Teilnehmer zu den Veranstaltungen?

Für die Teilnehmer des Programms gibt es einen eigenen Bereich, über den Eltern ihre Kinder anmelden können. Dazu müssen Sie in der Übersicht des Programms die Option “Teilnehmeranmeldung freigeschaltet” auswählen.

Danach können Anmeldungen über die Internetseite erfolgen. Hier wird für jedes Programm eine Übersicht dargestellt, welche Veranstaltungen besucht werden können. Alle notwendigen Informationen zu den Veranstaltungen sind hier kompakt aufgelistet.

Die Teilnehmer können nun Veranstaltungen auswählen, die sie besuchen möchten. Anschließend besteht die Möglichkeit, die Veranstaltungen zu priorisieren, d.h. anzugeben, welche Veranstaltungen am liebsten besucht werden möchten. Außerdem können Gruppenwünsche angegeben werden, die bei der Verteilung gemeinsam mit dem Teilnehmer zugeteilt werden können. Auch Hinweise für die Veranstalter (z.B. Allergien) können hinterlegt werden. Schließlich werden die persönlichen Daten des Teilnehmers abgefragt und nach einer Prüfung der Daten wird die Anmeldung abgeschickt.

Zu diesem Zeitpunkt tauchen alle Angaben des Teilnehmers im System auf und können von Ihnen eingesehen werden. Der Teilnehmer erhält eine Bestätigungs-E-Mail, in der alle Angaben nochmals aufgeführt sind.

Sofortbuchung

Die Teilnehmer erhalten in einer Bestätigungs-E-Mail, die automatisch nach der Anmeldung verschickt wird, direkt einen Link zu ihrem Veranstaltungspass. Diesen sollen die Eltern der Teilnehmer nun ausdrucken, unterschreiben und Ihnen zukommen lassen, so dass Sie eine offizielle Bestätigung der Eltern über die Anmeldung erhalten. Sie können den Erhalt der Bestätigung anschließend im System hinterlegen.

Buchung mit Zuteilung

Die Teilnehmer erhalten in einer Bestätigungs-E-Mail, die automatisch nach der Anmeldung verschickt wird, allgemeine Informationen zum weiteren Vorgehen. Zudem erhalten die Teilnehmer von Ihnen noch eine weitere E-Mail, die Sie verschicken sollten, sobald Sie die Zuteilung abgeschlossen haben. Diese enthält den Link zum Veranstaltungspass. Zum Abschluss der Anmeldung sollen die Eltern der Teilnehmer nun den Veranstaltungspass ausdrucken, unterschreiben und Ihnen zukommen lassen, so dass Sie eine offizielle Bestätigung der Eltern über die Anmeldung erhalten. Sie können den Erhalt der Bestätigung anschließend im System hinterlegen.

3) Wie funktioniert die automatische Zuteilung?

Nutzt Ihre Institution die automatische Zuteilung bei einem Programm mit Zuteilung, dann wird der Zuteilungsalgorithmus aktiv. Der Zuteilungsalgorithmus verteilt alle Anmeldungen möglichst optimal. Oberstes Ziel ist es alle Personen unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z.B. weil es mehr Anmeldungen als freie Plätze gibt), werden die Personen in die Warteliste bzw. sollte diese ebenfalls voll sein in die “abgelehnt” Liste verschoben.

4) Nach der automatischen Zuteilung haben einige Teilnehmer keinen Platz bekommen, welche Möglichkeiten gibt es jetzt?

Sie können direkt Kontakt mit den Veranstaltern aufnehmen und nachfragen, ob diese einige überzählige Personen trotzdem aufnehmen können. Sie können die Anmeldungen dann von Hand einer Veranstaltung zuteilen. Ansonsten können nur durch Absagen von bereits zugeteilten Teilnehmern noch Teilnehmer nachrücken.

5) Einige Teilnehmer haben sich nach der Zuteilung wieder abgemeldet. Wie entferne ich die abgemeldeten Teilnehmer? Wie verteile ich die Personen auf der Warteliste optimal auf die freien Plätze?

Wenn sich Teilnehmer telefonisch oder direkt bei Ihnen von einer Veranstaltung abmelden, können Sie diese entfernen und durch Personen auf der Warteliste ersetzen.

Entfernen der abgemeldeten Teilnehmer

Gehen Sie zum Menüpunkt Anmeldungen, um eine Übersicht über alle zugeteilten und nicht zugeteilten Personen zu erhalten. Wählen Sie hier die Veranstaltung aus der Liste Veranstaltungen aus, von der sich Teilnehmer wieder abgemeldet haben. In der Spalte Zugeteilt klicken Sie auf das Informations-Symbol, um die Person zu bearbeiten. Mit der Option Anmeldung löschen entfernen Sie die Person endgültig aus der Veranstaltung.

Personen auf der Warteliste auf freie Plätze verteilen

Wählen Sie die gesuchte Veranstaltung aus der Liste Veranstaltungen aus. Auf der rechten Seite sind zugeteilte Anmeldungen, die Warteliste und nicht zugeteilte Anmeldungen aufgeführt. Sie haben nun zwei Möglichkeiten

  • Sie können die Personen auf der Warteliste von Hand in die Liste Zugeteilt verschieben ODER
  • Sie führen erneut die Automatische Zuteilung aus. Alle Personen auf den Wartelisten werden vom System nun optimal verteilt. Diese Möglichkeit ist insbesondere dann sinnvoll, wenn viele Plätze durch Absagen frei werden. Beachten Sie hier, dass die Funktion Aktuelle Zuteilung verwerfen nicht aktiviert ist. Ansonsten werden alle Personen neu verteilt. Auch die, die schon einer Veranstaltung zugeteilt sind.

Vergessen Sie nicht, die neu zugeteilten Personen per E-Mail zu informieren. Gehen Sie dazu in die Mitteilungszentrale und verschicken Sie eine E-Mail an die entsprechenden Personen. Teilen Sie auch mit, dass eventuell neue Beiträge für die Veranstaltungen bezahlt werden müssen.

Bezahlung der neu zugeteilten Teilnehmer

Die neu zugeteilten Teilnehmer müssen eventuell einen Beitrag für die Veranstaltungen entrichten. Wählen Sie den Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht aus und bestätigen Sie eingegangene Zahlungen.

6) Ich habe bei einem Teilnehmer aus Versehen angegeben, dass er schon unterschrieben hat. Kann ich das wieder entfernen?

Wählen Sie den Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht aus und klicken Sie dann auf Unterschrift nicht eingegangen.

7) Einige Teilnehmer sind mit der Bezahlung und Unterschrift im Verzug. Wie kann ich ihnen eine Erinnerung zukommen lassen?

Nutzen Sie die Mitteilungszentrale. Wählen Sie hier die entsprechenden Teilnehmer aus und versenden Sie eine E-Mail mit der Zahlungserinnerung. Es gibt hierfür eine Vorlage, mit der Sie automatisch alle Personen erreichen können, die im Verzug sind.

8) Ein Veranstalter (Verein etc.) möchte eine Veranstaltung absagen. Wie informiere ich die Teilnehmer? Wie lösche ich die Veranstaltung?

Wenn die Veranstalteransicht in Ihrer Institution aktiviert ist (wenn also die Veranstalter ihre Veranstaltungen selbst in das System eintragen können), dann können Veranstalter die Schritte zum Absagen der Veranstaltung direkt im System vornehmen.

Ist dies nicht der Fall müssen Sie die Veranstaltung entfernen. Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten.

Informieren der Teilnehmer

Rufen Sie die Mitteilungszentrale auf und verschicken Sie eine E-Mail an die Teilnehmer der Veranstaltung, die Sie absagen möchten. Tipp: Informieren Sie wenn nötig auch darüber, wie die Teilnehmer einen schon bezahlten Teilnehmerbeitrag zurück bekommen können.

Löschen der Veranstaltung

Gehen Sie in das Menü Veranstaltungen und wählen Sie die zu löschende Veranstaltung aus. Klicken Sie auf Veranstaltung entfernen und bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf Löschen.

9) Wie melde ich Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse an?

Anmeldung des Teilnehmers

Hat ein Teilnehmer keine eigene E-Mail-Adresse oder keinen Internetzugang, muss die Anmeldung über die Institution eingereicht werden. Legen Sie einen Teilnehmer an, wie im Handbuch beschrieben wird. Melden Sie ihn nun für die gewünschten Veranstaltungen an.

Geben Sie beim Anlegen des Teilnehmers im Feld E-Mail-Adresse eine E-Mail-Adresse der Institution an, um den Benachrichtigungsprozess zu vereinfachen.

Benachrichtigung über Zuteilung

Ist die Zuteilung der Teilnehmer abgeschlossen, schicken Sie in der Mitteilungszentrale eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer.

Die Benachrichtigungen der Teilnehmer, die keine E-Mail-Adresse besitzen, werden der von Ihnen zuvor angegebenen E-Mail-Adresse Ihrer Institution zugestellt. Drucken Sie die E-Mails aus und senden Sie sie den jeweiligen Teilnehmern auf dem Postweg zu.

Alternativ können Sie diese Teilnehmer auch telefonisch benachrichtigen.

10) Was sind diese komischen kleinen Bilder und kann man die ändern?

Die kleinen Bilder sind Avatare. Mit diesen Bildern ist ein schnelleres Unterscheiden der unterschiedlichen Institutionsbenutzer möglich. Gerade bei den letzten Änderungen kann über den Avatar schnell erkannt werden, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Feripro unterstützt dabei den Open Source Service Gravatar. Über diesen Dienst kann man seine Email-Adresse mit einem bestimmten Avatar verknüpfen. Nutzt man eine Webseite die auf diesen Dienst zurückgreift, wird automatisch der dort eingestellte Avatar genutzt. Ist kein Avatar gewählt, werden zufällige Bilder als Avatar genutzt. Möchten Sie Ihren Avatar ändern, gehen Sie auf www.gravatar.com und verknüpfen Ihre Email-Adresse mit einem beliebigen Avatar.

11) Wie kann ich Teilnehmer benachrichtigen die ihren Veranstaltungspass noch nicht gesehen haben?

Sie können in der Mitteilungszentrale im zweiten Schritt auswählen welche Teilnehmer Sie anschreiben wollen. Unter anderem gibt es dort die Einschränkung Veranstaltungspass noch nicht gesehen. In den weiteren Schritten fahren Sie dann wie gewohnt fort.

Fragen an die Entwickler

Sie haben eine Frage oder wissen einmal nicht weiter? Dann schreiben Sie uns einfach an, wir sind gerne für Sie da.

1) Das System scheint für die Teilnehmer unverständlich zu sein.

Sollten Sie bemerken, dass Ihre Teilnehmer unsicher sind, wie das System zu benutzen ist oder bei der Benutzung Schwierigkeiten auftreten, so geben Sie die Probleme bitte möglichst genau an uns weiter. Dank Ihrer Rückmeldung können wir Feripro verbessern und für Sie und Ihre Teilnehmer noch angenehmer gestalten.

2) Ich habe wohl einen Fehler gefunden bzw. Ich habe das Gefühl das hier etwas nicht stimmt.

Bitte beschreiben Sie uns möglichst genau, wann und wo der Fehler bei Ihnen auftritt. Wir kümmern uns so schnell wie möglich um die Behebung der Fehlfunktion.

3) Ich habe einen Verbesserungsvorschlag oder einen Wunsch für eine neue Funktion.

Großartig! Durch Ihr Feedback können wir Feripro noch besser und damit die Arbeit für Sie angenehmer machen.

Kontaktieren Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular auf der Feripro-Webseite und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.

4) Ich habe ein dringendes Problem und brauche sofort Hilfe!

In diesem Fall erreichen Sie uns am besten telefonisch unter folgender Festnetznummer:

07127 799118

In weniger dringenden Fällen kontaktieren Sie uns ganz bequem über unsere reguläre E-Mail Adresse . Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen!