Anmeldungen

Anmeldeübersicht

In dieser Übersicht finden Sie die Anmeldungen aller Teilnehmer.

Anmeldung mit Sofortbuchung

Wählen Sie eine Veranstaltung aus der Liste aus und sehen Sie nach, welche Teilnehmer den Veranstaltungen zugeteilt sind. Die Teilnehmer wurden hier schon über die Zuteilung informiert. Verschieben Sie daher die Zuteilung nicht mehr von Hand.

Anmeldung mit Zuteilung

Wählen Sie eine Veranstaltung aus der Liste und sehen Sie, welche Teilnehmer sich für diese Veranstaltung angemeldet haben. Sie sind in der Liste Unbearbeitet aufgeführt. Möchten Sie die automatische Zuteilung nicht nutzen, können Sie die Personen den Veranstaltungen von Hand zuteilen, indem Sie die Namen in die Liste Zugeteilt verschieben. Sind die Plätze einer Veranstaltung schon belegt, können Teilnehmer auch in die Warteliste verschoben werden.

Gruppenwünsche

Um die manuelle Zuteilung zu vereinfachen, können Sie die Gruppenwünsche nutzen. Hat ein Teilnehmer angegeben, dass er mit einer oder mehreren Personen zusammen eine Veranstaltung besuchen möchte, so sehen Sie dies farblich an den einzelnen Anmeldungen dargestellt. Sie können in den Programmeinstellungen einstellen, dass Gruppen immer nur zusammen, also ganz oder gar nicht zugeteilt werden. Dies bezeichnen wir als strikte Gruppen. Sollte dies nicht der Fall sein, werden wir versuchen Teilnehmer zusammen zuzuteilen, die kann aber auf Grund von Zuteilungseinstellungen auch nicht möglich sein.

Automatische Zuteilung

Neben der manuellen Zuteilung der Teilnehmer gibt es als Hauptfunktion von Feripro die automatische Zuteilung. Klicken Sie zur Aktivierung auf Automatische Zuteilung und wählen Sie die gewünschten Optionen. Standardmäßig sind Priorität, Anmeldezeitpunkt und Gruppenwünsche aktiviert. Je nach Wunsch können Sie eine oder mehrere dieser Optionen deaktivieren. Mit einem Klick auf Zuteilung durchführen starten Sie den Algorithmus. Je nach Größe und Komplexität der Zuteilung kann dieser Prozess einige Sekunden oder auch Minuten dauern. Bei mehr als 1000 Anmeldungen, sowie der Nutzung von Zugangsschlüssel kann es bis zu einer Stunde dauern. Sie können die Seite nach 10 Minuten neu laden und sollten den Fortschritt in den einzelnen Veranstaltunen sehen können.

Sie haben die Möglichkeit in den Programmeinstellungen die Reihenfolge der zuzuteilenden Veranstaltungen auszuwählen. Der Zuteilungsalgorithmus verteilt auf dieser Einstellungsbasis alle Anmeldungen möglichst optimal. Teilnehmer werden nicht auf zwei gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen zugeteilt. Oberstes Ziel ist es alle Personen unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z. B. weil sich mehr Personen anmelden als die Veranstaltung Plätze hat), werden die Personen in der Liste abgelehnt angezeigt. Personen, die keiner Veranstaltung zugeteilt werden, werden Ihnen als Warnung angezeigt.

Der Zuteilungsalgorithmus kann mehrmals hintereinander ausgeführt werden. Wenn die automatische Zuteilung ausgeführt wird, werden alle Anmeldungen, die nicht angenommen sind, neu verteilt.

Teilnehmer die Sie manuell verschieben werden mit einer Reißzwecke neben dem Namen angezeigt und werden vom Zuteilungsalgorithmus nicht mehr verschoben. Durch das klicken auf die Reißzwecke wird die Befestigung aufgelöst.

AUSNAHME: Haben Sie die Einstellung Strikte Gruppen eingeschaltet, werden Gruppen komplett abgelehnt, sobald einer der Gruppenteilnehmer abgelehnt und dort befestigt wurde, unabhängig vom Status der anderen Teilnehmer der Gruppe.

Achtung: Die Teilnehmer werden nicht automatisch über die Zuteilung informiert. Das muss manuell über die Mitteilungszentrale geschehen.

Tipp: Prüfen Sie vor dem Benachrichtigen in den Warnungen, ob es Teilnehmer gibt, die keine Zuteilung erhalten haben. Eventuell kann so nachjustiert werden, dass doch jeder Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnehmen kann.

Warteliste

Wenn Teilnehmer nach der ersten Zuteilung wieder absagen und neue Teilnehmer aus der Warteliste nachrücken, sollen auch diese wieder optimal verteilt werden. Dafür kann der Algorithmus ein weiteres Mal ausgeführt werden. Wollen Sie auch die schon zugeteilten Teilnehmer neu verteilen, dann wählen Sie die Option Aktuelle Zuteilung verwerfen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Die neue Zuteilung kann nicht wieder durch die alte ersetzt werden. Wurden die Teilnehmer bereits über die Zuteilung informiert, sollten Sie die aktuelle Zuteilung nicht mehr verwerfen.

Benachrichtigung der Teilnehmer

Nach der Zuteilung der Teilnehmer müssen diese über die Zuteilung informiert werden. Wählen Sie dazu Massen-Email versenden, um in die Mitteilungszentrale zu gelangen. Dort existiert schon eine Vorlage für solche Benachrichtigungen. Diese enthält Informationen über die Zuteilung und einen Link zum Veranstaltungspass für die Teilnehmer. Den Text können Sie nach Ihren Wünschen zusätzlich anpassen.

Benachrichtigung der Veranstalter

Nach der Zuteilung der Teilnehmer müssen auch die Veranstalter über die Zuteilung informiert werden. Öffnen Sie die Mitteilungszentrale und verschicken Sie eine Nachricht an alle Veranstalter mit einem Hinweis, dass diese in ihrem Online-Zugang die Informationen über die Teilnehmer einsehen können. Alternativ können Sie den Veranstaltern auch die Teilnehmerlisten in gedruckter Form zukommen lassen.

Entfernen von unbestätigten Anmeldungen

Wurde in den Programmeinstellungen die Anmeldebestätigung aktiviert, können über einen Klick auf diesen Button alle bereits zugeteilten, jedoch noch nicht bestätigten Anmeldungen entfernt werden.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!